Рабочие отчеты
Рабочие отчеты — это инструмент мониторинга эффективности сотрудников. Они помогают отслеживать текущие работы и составлять планы будущих.
Настройте рабочие отчеты и вы точно будете знать, чем заняты ваши сотрудники.
Как настроить систему отчетов
В разделе Компания главного меню, наведите на пункт Время и отчеты и откройте вкладку Рабочие отчеты.
В правом верхнем углу нажмите кнопку Настройка. После этого напротив сотрудников и отделов появятся шестеренки. Кликните по одной из них, чтобы настроить систему отчетов для конкретного сотрудника или целого отдела.
Выберите период, за который сотрудники должны составлять рабочие отчеты: ежедневно, каждую неделю или каждый месяц. Вы также можете указать конкретный день и время.
Как отображаются отчеты
Отчеты могут быть показаны на графике разными цветами, в том числе и в зависимости от оценки:
- серый — отчет не утверждён;
- желтый — отчет утвержден без оценки;
- зеленый — отчет оценен положительно;
- красный — отчет оценен отрицательно.
Фильтры отчетов
Для более удобной работы со списком отчетов воспользуйтесь фильтрами.
С помощью фильтров можно выбрать определенный отчетный период, конкретный отдел или сотрудника, а также показать статистику по отчетам. Для этого поставьте галочку в поле Статистика, чтобы посмотреть Процент оцененных отчетов и Процент отчетов с положительной оценкой.
- Сотрудники — могут включать/отключать статистику.
- Администраторы, Отдел кадров и Руководство — видят ещё и фильтр по подразделениям.
- Руководители отделов дополнительно видят фильтр по сотрудникам.
Подтверждение рабочих отчетов
Отчеты сотрудников должны быть подтверждены и оценены руководителем. Для подтверждения кликните по отчету, откроется специальная форма.
Выберите нужную оценку и подтвердите отчет. Обратите внимание, что после подтверждения сотрудник уже не сможет отредактировать свой отчет.
Как заполнить рабочий отчет
Окно для заполнения отчёта появляется автоматически при наступлении установленного времени.
Если сотрудник не отправил отчет за указанный период, то у него на странице появится напоминание.
Составление отчета можно отложить на один час, потом окно ввода отчета появится еще раз. После отправки отчета, сообщение о нем выведется в ленте Новостей для самого сотрудника и его руководителя.
В Рабочий отчет автоматически попадают:
- Все ежедневные отчеты, которые заполнялись в закладке Сделано за день инструмента Рабочий день.
- Все задачи, которые были добавлены в план на день или по которым велся учет времени. Задачи в отчет можно также добавлять и с помощью ссылки выбрать из списка.
В рабочий отчет не попадают события, участие в которых не подтверждено сотрудником.
- CRM
- Онлайн-офис
- Видеозвонки HD
- Задачи и проекты
- Контакт-центр
- Сайты
- Интернет-магазины
- Вопросы и ответы
- Обучение
- Вебинары
- Сферы применения
- Предложить идею
- Задать вопрос
- Отзывы
- Заказать внедрение
- Партнеры
- Стать партнером
- Сколько стоит?
- Коробочная версия
- Мобильное приложение
- Приложение для Windows и Mac
- Битрикс24.Маркет
- Разработчикам приложений
- Безопасность
- Конфиденциальность
- Соглашение
- О нас
- Вакансии
- Контакты
- Соглашение об использовании сайта
- Политика обработки персональных данных
- Правила использования Битрикс24.Сайты
Данный веб-сайт использует аналитические и технические cookie-файлы. Аналитические cookie-файлы используются для того, чтобы определить из какой страны или с какой веб-страницы пользователь перешел на веб-сайт, а также какие действия он производит на веб-сайте Технические cookie-файлы необходимые для надлежащего функционирования некоторых функций данного веб-сайта, таких как возможность использования чата в реальном времени. Отключение этих cookies-файлы приведет к отключению доступа к этим функциям и ухудшению качества работы веб-сайта.
Файлы cookie данных типов могут быть включены или отключены в этом плагине.
Настраиваем отчеты и управляем рабочим днём в Битрикс24
Инструкция по настройке рабочих отчетов и управлению рабочим днём в Битрикс24.
Для руководителя важно знать о том, как выполняют свои обязанности подчиненные. В Битрикс24 есть инструмент, позволяющий контролировать деятельность коллег, который называется Рабочие отчеты
В облачной версии Б24 инструмент доступен только на тарифе Компания
В первую очередь убедитесь, что у вас в разделе Настройки, подраздел Сервисы включен нужный инструмент:
Перейдите в раздел Время и отчеты > Рабочие отчеты:
Для того, чтобы настроить, кто и когда будет составлять отчеты, нажмите Настройка. Появятся значки шестеренок напротив сотрудников и отделов. Выберете нужные сущности и перейдите к настройкам предоставления отчетов:
Выберете отчетный период, за который вы хотите собирать отчеты. Они могут быть следующими:
День – в дополнении необходимо настроить точное время, когда система будет требовать заполнения отчета;
Неделя – также устанавливаются день недели и время;
Месяц – выбираете день месяца и время;
Отчет не требуется – на случай, если для отдела произведена настройка отчетов, но конкретный сотрудник из него освобожден от составления отчета;
(наследовать настройки отдела) – если вы настраиваете отчет для сотрудника и выбираете этот пункт, сотруднику будет необходимо предоставить отчет согласно настройке отчета для отдела.
Как отправить рабочий отчет?
После того, как вы настроите отчетный период, в установленное время ответственным сотрудникам будет приходить следующая форма для заполнения:
У пользователя есть возможность отложить сдачу отчета на час, после чего система снова выведет окно для заполнения. Сотрудник может подгрузить к отчету любое количество нужных файлов и выбрать из списка задач те, которые необходимо отобразить. После внесения всей необходимой информации нужно нажать «Отправить руководителю».
После отправки сотрудником отчета, руководитель в разделе Рабочие отчеты может его открыть напротив нужного сотрудника и дня. Для более удобного поиска нужных отчетов воспользуйтесь встроенным фильтром, который позволяет найти нужную отчетность по дате, сотруднику или отделу:
Отчет для руководителя выглядит следующим образом:
Руководитель должен поставить оценку отчету для того, чтобы подтвердить его. После подтверждения отчета сотрудник больше не сможет его отредактировать. Возможность отредактировать также есть и у самого руководителя. В случае, если требуется откорректировать отчет, можно написать комментарий к нему с просьбой это сделать. У сотрудника всплывет уведомление и не упустит замечания руководителя.
В случае, когда сотрудник определен в организационной структуре портала в нескольких подразделениях, он имеет разных руководителей, тогда сотрудник также заполняет отчет, но он отображается сразу в двух подразделениях, где он определен:
Как сотруднику зафиксировать рабочий день?
Для этого необходимо открыть вкладу со временем и нажать кнопку «Начать рабочий день»:
В конце смены необходимо закрыть смену, нажав кнопку «Завершить рабочий день»:
Как закрыть рабочий день с другим временем?
Для этого есть кнопка «Завершить с другим временем»:
В открывшемся окне внесите корректное значение и завершите рабочий день:
Благодаря использованию данных инструментов Б24, руководство может производить сбор отчетности в установленное время среди сотрудников без участия первых, процесс происходит автоматически, что позволяет топ-менеджменту направить свободное время на выполнение других обязанностей.
Отчётность в Битрикс24 — базовые рекомендации для РОПа
Мы продолжаем серию статей по использованию Битрикс24 для разных задач. Сегодня публикую руководство моего коллеги, Михаила Филиппова, на тему безовой отчётности для руководителя отдела продаж.
Для чего нужна CRM? Ответ очевиден — для хранения информации по работе с клиентами. Но это с точки зрения менеджера. Для руководителя, CRM нужна для получения отчетов, показывающих эффективность работы отдела продаж. Рассмотрим, какие отчеты создаются в Битрикс24.
Мы различаем оперативные отчёты и отчёты за определённый отрезок времени.
Оперативный отчет строится на текущую дату и дает понимание, что сейчас происходит с клиентами.
Например, требуется знать, в каких стадиях находятся сделки по направлению «Проект». Самый простой вариант – открыть сделки, выбрать направление и получить оперативный отчет по стадиям направления «Проект»:
Полученный отчет можно выгрузить в Excel и далее обработать с помощью электронной таблицы:
Другой пример. Требуется знать, сколько сделок в ожидании оплаты счета. Для отображения этого состояния в сделках создана стадия «Счет». Поэтому в фильтре выбираем для поля «Стадия сделки» значение «Счет»:
Если поля в фильтре нет, то нажимаем «Добавить поле» и галочкой отмечаем нужное поле:
Получаем таблицу со сделками в стадии «Счет»:
Получившийся отчет можно распечатать:
А как получить информацию, по каким сделкам были оплачены счета за последнюю неделю? Нужно дополнительно создать поле «Дата оплаты», в котором менеджеры будут фиксировать данные. На основе этого поля можно уже построить отчет, используя диапазон дат:
Ниже мы дали подробный разбор настройки трёх отчётов:
1. Отчёт по сделкам, по которым получена оплата
2. Число новых лидов по сотрудникам
3. Отчёт по источникам обращений
Допустим, нужен отчет по количеству сделок, по которым получена оплата. В компании несколько направлений бизнеса, поэтому нужна отдельная информация по каждому направлению сделок. Строим отчет по сущности «Сделка»:
Задаем название отчета и выбираем отчетный период «за все время»:
Добавляем колонки, которые требуются в отчете:
Следующий шаг — сформируем фильтр для удобного управления отчетом. Требуется отбирать сделки по отдельным направлениям, поэтому фильтр по направлению нужен:
Добавляем с помощью плюсика поле «Дата оплаты»:
Обратите внимание, что использовано два раза поле «Дата оплаты», чтобы задавать диапазон в отчете:
Сохраняем отчет, и задаем фильтр для вывода по дате оплаты 18.11 – 22.11, т. е. одна рабочая неделя, без выходных:
Далее мы хотим видеть сумму по сделкам и общую сумму за неделю. Добавляем «Сумма в валюте сделки»:
Задаем «Вычислить колонку» по сумме:
Получаем общий итог:
Неплохо, отчет показывает по каким сделкам выполнена оплата за неделю и считает итоговую сумму.
Для построения отчетов за период времени использовать фильтр в CRM неудобно. Для создания таких отчетов используется специальный конструктор отчетов.
Рассмотрим пример. Требуется построить отчет, в котором отображается число новых лидов, созданных сотрудниками за неделю. Выбираем раздел «Отчеты»:
Откроется страница, на которой представлены готовые отчеты. Но требуется создавать новый, поэтому нажимаем «Добавить отчет»:
Выбираем сущность, по которой строится отчет — Лид:
В результате открывается конструктор отчетов. Задаем название отчета и выбираем отчетный период — «за все время»:
Почему «за все время»? Дело в том, что отчетный период не задает время, за которое формируется отчет. Отчетный период определяет время совершения событий, на основании которых элемент попадает в отчет. Подробная информация на странице справки Работа с отчетами . Поэтому время, за которое надо построить отчет, будем задавать отдельными настройками.
Убираем ненужные колонки (крестик возле названия, когда наводишь мышку) и добавляем те, которые требуются в отчете. Нужна колонка с ответственными и колонка с числом лидов по каждому ответственному. Для получения числовых значений в Битрикс24 используется следующий способ. Добавляем колонку с ID (уникальный номер лида):
Включаем галочку «Вычислить колонку» и задаем, что считаем — количество уникальных ID (т. е. номера лидов не повторяются):
Чтобы название колонки было читабельным, а не «ID», с помощью «карандаша» меняем название на «Число новых лидов» и задаем сортировку по фамилии ответственных:
Дополнительно добавим для информативности расчет доли по каждому сотруднику. Аналогично используем ID, но укажем, что требуется вычисление доли от столбца, т. е. от «общего числа» (используем значок процента):
Колонки в отчете сформировали. Следующий шаг — сформировать фильтр, который будем использовать для отбора данных. По заданию нужно выводить данные за неделю. Для этого выбираем поле Дата создания два раза (плюс справа добавляет новое поле) и указываем условия «Больше или равно», «Меньше или равно»:
Так двумя датами будем задавать нужный временной диапазон. Повысим информативность отчета, добавим в фильтр поля «Источник лида» и «Статус лида»:
Чтобы сотрудники использовали созданный отчет, включим общий доступ. Настраивается только одно право доступа — чтение. Поэтому изменить отчет другие сотрудники не смогут. Но могут скопировать и потом изменить копию.
Диаграмму использовать не будем, важнее получить табличный отчет. Сохранив отчет, с помощью фильтра можно теперь задавать произвольный диапазон времени, по которому требуются отчетные данные. В нашем варианте выберем неделю, указав понедельник и воскресенье:
Еще пример — требуется узнать, сколько лидов пришло за неделю по почте, о которых «забыли» сотрудники. Выставляем в фильтре отчета Источник = «Электронная почта» и Статус = «Не обработан». Получаем информацию про забывчивых сотрудников:
Продолжим рассматривать работу с отчетами в CRM на примерах. Получим информацию по каналам поступления новых обращений – лидов. Для этого добавляем отчет по лидам, задаем заголовок, указываем отчетный период – «за все время», убираем колонки, которые Битрикс24 предлагает по умолчанию:
Далее добавляем колонку «Источник лида», а для вычисления количества используем уже известный вам способ — выбираем «ID» и задаем, что вычислить — «количество уникальных». Можно еще добавить расчет доли по каждому источнику для информативности:
При формировании фильтра задаем поля для фильтрации данных в отчете. Чтобы указывать диапазон времени также используем рассмотренный выше лайфхак — зададим дату создания с двумя параметрами —«Больше или равно», «Меньше или равно»:
Полученный отчет покажет эффективность каналов входящих обращений:
Для наглядности добавим диаграмму в отчет:
В результате получится наглядный отчет для быстрой оценки эффективности каналов обращений за период времени:
Теперь ложка дегтя в этой сладкой бочке меда — конструкторе построения отчетов. Например, требуется построить отчет по лидам с разбивкой по периодам следующего вида:
Или получить сводный отчет по лидам и сделкам за период времени для каждого ответственного:
Конструктор отчетов в CRM, к сожалению, в этих случаях помочь не сможет. Как поступить? Самый простой вариант — получить из Битрикс24 информацию по лидам, сделкам, периоду, ответственному и скопировать в электронную таблицу, например, в Excel. Дальше выполнять обработку данных в электронной таблице.
Есть и другой вариант — сложный, но значительно упрощающий и сокращающий время создания подобных отчетов. Это доработка Битрикс24 — создание индивидуальных отчетов в CRM. API позволяет это делать, как в облачной версии, так и в коробочной. Но из своего опыта мы рекомендуем использовать коробочное решение. Причина простая, в коробке делать доработки проще и дешевле на 20-30%. Например, цена разработки приведенного выше отчета в коробке составит 25 — 40 тыс. руб. В облаке цена будет уже от 50 тыс., с учетом размещения программного модуля на внешнем хостинге. Подробнее о доработках Битрикс24.
Примеры создания других сложных отчетов мы рассматривали ранее в нашем блоге:
Как отключить рабочий отчет в битрикс24
Текст соглашения на обработку данных:
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на обработку ИП Башкатов К.Ю. персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу исключительно в целях продажи программного обеспечения на Ваше имя, как это описано ниже, блокирование, обезличивание, уничтожение.
ИП Башкатов К.Ю. гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых ИП Башкатов К.Ю. в качестве обязательных к исполнению.
В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на ваше имя, вы даёте согласие на передачу ваших персональных данных. ИП Башкатов К.Ю. гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.
Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты.
Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомления на адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Профессора Качалова, 7, офис 313 с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
Обращаем ваше внимание, что отзыв согласия на обработку персональных данных влечёт за собой удаление Вашей учётной записи с Интернет-сайта dizlab.com, а также уничтожение записей, содержащих ваши персональные данные, в системах обработки персональных данных компании ИП Башкатов К.Ю., что может сделать невозможным пользование интернет-сервисами ИП Башкатов К.Ю..
Гарантирую, что представленная мной информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся представленная информация заполнена мною в отношении себя лично.
Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.