Отправка документов по почте: порядок действий и важные особенности
Когда вопрос заходит о пересылке документации, большинство людей и компаний пользуется электронной почтой. Но она не всегда может помочь, особенно в случае, когда необходимо предъявлять оригинал с мокрой печатью, или документ вообще нужно сдать. Тогда на выручку приходит почта, осуществляющая доставку писем на территории страны. А чтобы избежать потери и порчи, следует рассмотреть, как отправить важные документы по Почте России, не получив при этом проблем.
Особенности отправки документов Почтой России
Пересылка важных бумаг в другой город с помощью государственного предприятия Почта России позволяет не пользоваться услугами маршрутчиков или посредников. У этой компании есть свои особенности:
- каждое отправление уходит официально, у клиента есть квитанция об отправке, и в случае потери сотрудники будут отвечать за некомпетентность;
- важные бланки можно застраховать, тогда почта выплатит компенсацию в размере оценки послания клиентом;
- адресат сможет получить отправление не только дома, но и на работе, либо в ином месте;
- конверты не могут вскрывать, а значит, что конфиденциальность переписки будет соблюдена;
- на услуги Почты России действуют низкие тарифы, и за 200-300 рублей заказное письмо сможет дойти с одного конца страны в другой.
Какие документы не рекомендуется отправлять почтой
В списке запрещенных для пересылки по России документы не числятся, в отличие от международных отправлений. В другую страну не получится переслать экстремистскую литературу, агитационные материалы и прочие двусмысленные образцы. В остальном все отправляется по выбору клиента, но можно сказать, что особо важные документы лучше не отправлять по почте, поскольку есть вариант потери или порчи. В этой ситуации лучше создать заверенную копию и отправить государственной компанией.
Кроме того, нежелательно пересылать бумаги, которые необходимы быстро, поскольку учреждение часто допускает нарушения сроков, и как итог конверты приходят с опозданием. В некоторых случаях выручает экспресс-доставка, но даже в ней случаются сбои, и на Почту России лучше не рассчитывать при срочной потребности.
Алгоритм действий для отправки документов по России
Чтобы переслать бумаги, нужно обратиться в отделение Почты России и выбрать вариант отправления, причем сначала заполняются сопровождающие бумаги и приобретается конверт. Лучше выбрать пластиковый вариант, поскольку он более защищен от влаги, и его сложнее вскрыть неподготовленному человеку. Документы желательно оценивать, при этом допускается указывать любую сумму, но от нее будет взиматься и процент, который добавляется к базовой стоимости.
Важно! Чтобы исключить вскрытие конверта и утерю отдельных бумаг, также лучше заказывать опись. Это листок, на котором указывается ценность отправления и содержимое, причем список проверяется и подтверждается сотрудником почты. Далее на конверте указываются реквизиты получателя, и производится оплата, только тогда клиент получает квитанцию и может уведомлять адресата об отправке.
Какой вид отправки лучше выбрать
Всегда, если документы важные, лучше не брать обычные письма, поскольку их часто воруют, а сроки доставки чаще всего нарушаются. В связи с этим, наиболее частым вопросом является то, каким письмом отправить документы. Поэтому лучше выбрать заказное письмо с уведомлением, поскольку это не только более надежный вариант, но отправителю еще и приходит сообщение, когда адресат забрал отправление. Но действительно важные бумаги следует пересылать ценным письмом, в котором сделана опись вложения.
Человек не только оговаривает стоимость содержимого, которая будет возмещена при утере или повреждении послания. Это так называемое страхование, и почте будет попросту невыгодно терять или вскрывать конверт. Как и заказное послание, такой конверт вручается под расписку и в почтовый ящик ни в коем случае не бросается во избежание кражи. Поэтому если документы не должны дойти срочно, то можно выбрать заказной вариант, но при высокой важности следует пересылать бумаги ценным письмом в его экспресс-варианте, это обойдется дороже, зато задержка практически исключена.
Возможные риски
При желании отправить документы по Почте России следует учитывать, что компания по доставке не исключает некоторых рисков:
- конверт может помяться или пострадать из-за неаккуратных действий сотрудников;
- надеясь на ценное содержимое, конверт могут украсть или вскрыть;
- сроки доставки даже экспресс-письма часто задерживаются, что может привести к сбоям в работе.
Пересылка документов по почте не запрещена законами, но самому отправителю нужно быть осторожнее, чтобы важные бумаги остались неповрежденными. Рекомендуется заказывать экспресс-отправку, чтобы избежать опоздания, а также оценивать послание, чтобы получить компенсацию, если возникнет форс-мажорная ситуация, приведшая к утере письма.
Как устроена Почта России
Я работал над новым сайтом Почты России, и по долгу службы мне пришлось разобраться, что и как в ней устроено. И это не так ужасно, как мне казалось. Оказывается, нужно просто понять, что и как работает.
Позвольте объяснить
Пресс-служба Почты России не видела этот текст до публикации (возможно, после публикации тоже). Мы не согласовывали его ни с кем. Почта России не платила нам за эту статью и даже не предлагала. Такие уж мы люди: делаем добро и отпускаем его в воду.
Что и как отправлять Почтой России
На первый взгляд, у Почты России много непонятных услуг: уведомление о вручении, опись вложения, наложенный платеж, объявленные ценности и какие-то классы отправлений. Разобраться в этом непросто, особенно если отправляешь что-то пару раз в год. Чтобы было проще, я отсортировал услуги по потребностям.
Отправить письмо дедушке
Вам нужно простое письмо. Купите на почте про запас несколько конвертов с напечатанными на них марками, каждый стоит 25 Р . Пишите письмо, вкладывайте пару фотографий, подписывайте адрес дедушки и бросайте в любой почтовый ящик. Почта доставит отправление в почтовый ящик адресата.
Выслать документы заказчику
Документы лучше отправлять заказным письмом. Оно вручается адресату лично или его представителю по доверенности. Письму присваивается индивидуальный номер, по которому можно отследить его перемещения.
Купите в канцелярском магазине десяток конвертов для листов формата А4 — такой формат называется C4. На почте купите марки номиналом 56 Р и 3 Р . Я обычно беру марки сразу на 500 Р , про запас. Марки лучше иметь свои, потому что услуга по наклейке марок на заказные письма платная — от 5 до 25 Р в зависимости от региона. Печатайте договор, вкладывайте в конверт, пишите адрес и наклеивайте марки — 59 Р .
Заказное письмо оформляют у оператора почтового отделения. Он присваивает письму номер отслеживания и взвешивает его, чтобы рассчитать стоимость доставки. Тариф будет выше 59 Р , если вес отправления более 20 граммов — это два листа формата А4. В этом случае наклейте на конверт дополнительные марки — по 3 Р за каждые 20 граммов. То есть за отправку письма весом от 21 до 40 граммов вы наклеиваете марки на 62 Р .
Письмо доставят в почтовое отделение. Почтальон принесет в почтовый ящик получателя уведомление, что письмо пришло и его можно забрать. Можно не дожидаться уведомления и отслеживать письмо по номеру на сайте Почты России.
Чтобы документы дошли быстрее, можно отправить их письмом первого класса. Оно дороже — от 113 Р за отправление до 20 граммов, но идет действительно быстрее. Такие письма обрабатываются в приоритетном порядке, а для доставки используют даже самолеты. Например, письмо первого класса из Москвы и Санкт-Петербурга в областной центр на Урале или в Западной Сибири может быть доступно для получения через 48 часов после отправки. Кроме того, работники почты наклеивают на него марки бесплатно.
Отправить важные документы государству, клиенту или банку
Вам нужно ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Такое отправляют только в отделении.
Чтобы ускорить процесс, заполните опись заранее на сайте Почты России. Чем выше оцените стоимость вложения, тем больше будет тариф за пересылку. Поэтому при отправлении документов лучше оценить их в 1 Р .
Распечатайте опись, вложите в конверт с документами и отдайте оператору. Конверт не заклеивайте: сотрудница в отделении сверит документы в конверте с описью. После оформления письма она выдаст вам копию описи с печатью. Когда письмо придет адресату, вам в почтовый ящик вернется уведомление о вручении. Цена отправления такого письма — от 250 Р в зависимости от веса и объявленной ценности.
Опись и уведомление о вручении — это документы с юридической силой. Они доказывают, что в конверте было именно то, что вы отправляли, и всё дошло. Получатель не отвертится, что он получил ваше письмо. Если что, с описью и уведомлением можно идти в суд. Обычно с описью вложения отправляют досудебные претензии.
Экспресс
Экспресс — это быстро. Экспресс в логистике — это доставка на следующий день по большинству направлений. Мы гарантируем быструю доставку почты и грузов на 85% территории России.
Возможность срочно отправить письмо или документы доступна как для физических, так и для юридических лиц. Сроки доставки по основным направлениям по России – 1 день.
Преимущества услуги:
Оптимальная экспресс доставка по сроку и стоимости
Допустимый вес отправления: от 0,5 кг без ограничения максимального веса
online Заключение договора с PONY EXPRESS
- B2B клиентам
- Онлайн-подключение за 1 день
- Отправка – день-в-день
Несколько шагов, чтобы стать клиентом PONY EXPRESS:
1. Заполнение
формы
2. Подтверждение
e-mail
3. Проверка
данных
4. Получение данных
для авторизации в ЛК
ОГРАНИЧЕНИЯ ПО УСЛУГЕ
От 0,5 кг без ограничения максимального веса отправления:
- максимальный вес одного места груза 80 кг
- максимальные габариты одного места — 270 см по сумме трех измерений
Более 12 000 городов и населенных пунктов России и более
2 000 городов стран ближнего зарубежья
Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Украина, Эстония.
Доставка «до востребования» доступна только для отправлений весом до 20 кг в филиалах PONY EXPRESS. Срок хранения в офисе филиала — 1 месяц.
По основным направлениям средний срок экспресс доставки —
1 рабочий день
Срок доставки зависит от времени размещения заказа и передачи отправления курьеру. Узнать о сроке доставки по вашему направлению можно на странице расчета стоимости доставки.
На некоторых направлениях действуют специальные ограничения по весу и / или размерам отправления.
Уточняйте действующие ограничения на экспресс перевозку по вашему направлению при размещении заказа по телефону
8-800-234-22-40 .
Мы перевозим опасные грузы по договору с юридическими лицами. Заказ надо оформить через Личный кабинет, заполнив форму вызова курьера с соответствующей пометкой.
Пожалуйста, оформляйте заявку заранее — она требует обработки в отделе нестандартных заказов. Опасные грузы тарифицируются с надбавкой.
Возможность оплаты товара из интернет магазина вы всегда можете уточнить по бесплатному телефону контактного центра или в ближайшем офисе PONY EXPRESS.
Уточняйте действующие ограничения при размещении заказа по телефону 8-800-234-22-40 .
Полезно/ Инструкция по отправке бандероли Почтой России
Инструкция по отправке бандероли Почтой России
Каждый человек, имеющий паспорт, может отправить посылку. На первый взгляд, процесс отправки посылки кажется несложным, но на самом деле процедура не такая простая. Как отправить свою бандероль Почтой России и где найти инструкцию? Вопрос крайне актуальный. Многие люди жалуются на почтовую службу России, хотя в большинстве случаев проблемы возникают из-за пренебрежения изучения инструкции. О том, как действовать при отправке посылок подобного типа шаг за шагом, и будет рассмотрено в данной статье.
Что такое «Бандероль»
Одним из видов отправлений, пересылка которых дозволяется почтовой службой, является бандероль. Это такое почтовое отправление, масса которого составляет от 100 г до 2 кг. Главный отличительный признак подобного почтового отправления – это его содержание. Так, пересылать подобным образом можно издания печатного или канцелярского характера, фотографии, рукописи, книги и прочее. Причём ценность груза не должна превышать 10 000 рублей.
Важно! Бандероль бывает нескольких видов. На сайте Почты России прямо указано об этом, а также описаны отличия каждого из видов.
Так, выделяют бандероль:
- простую – получатель при её получении ничего не подписывает, а отправитель ничего не получает (отправляют документы, которые не имеют особой ценности);
- заказную – подобное отправление регистрируется, при этом отправитель получает квитанцию при отправке, а получатель подтверждает приём своей подписью;
- заказную 1-го класса – та же заказная бандероль, но по которой обеспечивается ускоренная пересылка за счёт авиадоставки;
- ценную – отправление также регистрируется, при этом содержимое имеет ценность, поэтому отправитель производит его оценку (при утере сумма оценки возмещается);
- ценную 1-го класса – та же ценная бандероль, но по которой обеспечивается ускоренная пересылка за счёт авиадоставки.
Таким образом, бандероль, в зависимости от способа доставки и сопутствующих услуг, делится на виды. Но также деление производится и по типу упаковки. Так, отправка данного типа отправления может производиться в прямоугольной упаковке или рулоне.
Ограничения по размеру и весу
Бандеролью отправляют по почте, как правило, документы второй важности, которые не испортятся при транспортировке. Вес отправления, как уже выяснили, – до 2 кг, но это по территории России. При этом в зависимости от упаковки разнятся и параметры по размеру.
Если груз отправляется в прямоугольной упаковке, то необходимо, чтобы:
- минимальный размер – одна сторона должна быть не менее 105×148 мм (нужно, чтобы была возможность поместить адресный ярлык);
- максимальный размер – сумма длины, ширины и высоты должна быть 90 сантиметров, причём длина – 60 сантиметров.
Если груз отправляется в рулоне, то необходимо, чтобы:
- минимальный размер – сумма длины и двойного диаметра должна быть 17 сантиметров, а длина – 10 сантиметров;
- максимальный размер – сумма длины и двойного диаметра должна быть 104 сантиметра, длина – 90 сантиметров.
Указанный вес актуален только для тех бандеролей, которые отправляются по территории России.
Отправка бандероли Почтой России: пошаговые действия и особенности
О том, как отправить бандероль, инструкция, разработанная сотрудниками Почты России, даёт подробный и детальный ответ. Так, действовать нужно в следующем порядке:
- груз нужно, первым делом, упаковать (с упаковкой и выбором материала помогут на почте);
- требуется заполнить адресный ярлык (при пересылке по стране используется один вариант, а для международной пересылки – другой);
- необходимо передать груз сотруднику почты;
- нужно будет оплатить пересылку.
При этом не стоит стесняться задавать вопросы сотрудникам почтового отделения, поскольку разъяснение вопросов пересылки отправлений – одна из основных их обязанностей.
Отправка бандероли за границу
Первым делом стоит отметить, что в случае, если груз отправляется за рубеж, вес бандероли не должен превышать 5 кг. Напомним, при пересылке по стране максимальный вес – всего 2 килограмма.
Что касается процедуры отправки, то она идентична вышеназванной, за исключением пары особенностей:
- нужно правильно заполнить адресный ярлык, учитывая, что пересылка происходит за границу;
- при отправке за рубеж требуется заполнять таможенную декларацию формы CN22.
Во всём остальном порядок действий, чтобы отправить бандероль Почтой России за рубеж, ничем не отличается от стандартной процедуры.
Авиапересылка бандероли
Специфической услугой является пересылка бандероли за границу воздушным транспортом. Отправление, направленное подобным образом, доставляется адресату значительно быстрее. Данная услуга актуальна в отношении ценных и международных отправлений.
Стоимость
Отправку груза, естественно, придётся оплатить. Тарифы можно узнать у работников организации. При этом перед пересылкой можно самостоятельно высчитать, как дорого это обойдётся. Чтобы сделать это, нужно воспользоваться онлайн-калькулятором , который есть на официальном сайте Почты России.