Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8»: получение и отправка документов через 1С-ЭДО
Мы продолжаем серию «Самое новое в «1С:Бухгалтерии 8» , в которой регулярно рассказываем об изменениях в новых версиях решения, о том, что в них появилось интересного, важного и полезного для бухгалтера.
В программе "1С:Бухгалтерия 8" начиная с версии 3.0.80 добавлен следующий функционал:
Получение документа Поступление доп.расходов через 1С-ЭДО
Добавлена возможность создания документа Поступление доп. расходов при получении электронного документа Акт об оказании услуг или УПД, содержащего данные об оказанных услугах.
Простой интерфейс: меню "Настройки — Еще — Другие настройки — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО", вкладка "Настройки получения".
Полный интерфейс: меню "Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО", вкладка "Настройки получения".
Простой интерфейс: меню "Товары — Поступление доп. расходов".
Полный интерфейс: меню "Покупки — Поступление доп. расходов".
Чтобы воспользоваться этой функциональностью, необходимо настроить электронный документооборот с контрагентами .
Отправка документа Возврат товаров от покупателя через 1С-ЭДО
Добавлена возможность отправки документа Возврат товаров от покупателя через 1С-ЭДО с помощью электронного документа УКД (согласно письму ФНС России от 23.10.2018 N СД-4-3/20667@ при возврате товаров продавцу рекомендуется выставлять покупателю корректировочные счета-фактуры).
Простой интерфейс: меню "Товары — Возвраты от покупателей"
Полный интерфейс: меню "Продажи — Возвраты от покупателей"
Чтобы воспользоваться этой функциональностью, необходимо настроить электронный документооборот с контрагентами .
Отправка документа Оказание производственных услуг через 1С-ЭДО
Добавлена возможность отправки документа "Оказание производственных услуг" через 1С-ЭДО с помощью электронных документов УПД и Акт об оказании услуг.
Полный интерфейс: меню "Администрирование — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО"
Отправка электронного документа:
Полный интерфейс: меню "Производство — Оказание производственных услуг"
Чтобы воспользоваться этой функциональностью, необходимо настроить электронный документооборот с контрагентами .
Всю информацию серии можно найти по тэгу «самое новое в 1С:Бухгалтерии». Или просто следите за нашими новостями!
Сверки через ЭДО
Сверка взаиморасчетов — трудоемкий процесс. Нужно запросить акт у контрагента, сформировать собственный и внимательно проверить расхождения. Автоматизировать работу можно с помощью системы электронного документооборота. Разберем подробнее, как происходит сверка через ЭДО и для чего она нужна.
- Что такое сверка и зачем она нужна
- Что такое акт сверки в ЭДО
- Для чего используется акт сверки в электронном документообороте
- В чем отличия ЭДО от бумажного варианта
- Как обмениваться актами сверки с контрагентами
Что такое сверка и зачем она нужна
Сверка взаиморасчетов ― процедура, во время которой стороны сопоставляют финансовые операции за период и размер взаимных требований. Она служит подтверждением того, что в учете обоих партнеров все отражено верно, и помогает предотвратить разногласия при сотрудничестве в будущем.
Электронная сверка взаиморасчетов поможет избежать расходов на оформление и доставку документов
Сверка взаиморасчетов нужна, чтобы:
- Выявить ошибки в отражении хозяйственных операций. По расхождениям можно заметить, что компания не отразила вовремя реализацию товара в бухгалтерской программе.
- Уточнить размер задолженности. Если обе стороны имеют задолженность друг перед другом, они могут заключить соглашение о взаимозачете. Для этого предварительно нужно сверить сумму, которая будет прописана в соглашении.
- Подтвердить наличие долга и восстановить срок исковой давности. Если должник подписывает акт, течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 и 206 ГК РФ). Это означает, что продлевается период, когда компания может взыскать долг.
- Одобрить сделку, которую заключило от имени организации лицо, не имеющее на это полномочий. Если в накладной расписался сотрудник без доверенности, компания может подписать акт и тем самым признать, что этот сотрудник действовал в ее интересах. Вопрос заключения сделки неуполномоченным лицом рассматривается в ст. 183 ГК РФ.
- Провести инвентаризацию имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности, при реорганизации или ликвидации. О необходимости такой процедуры говорит Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34Н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности».
Чтобы быть уверенным в правильности исчисления и уплаты НДС, сверки взаиморасчетов недостаточно. Если организация стремится минимизировать налоговые риски, необходимо сверять счета-фактуры продавца и покупателя. При составлении акта можно выявить несовпадающие суммы по накладным, но не ошибки в конкретном счете-фактуре, например неверную ставку НДС.
Порядок и периодичность сверки не закреплены законодательно, они регулируются договором с контрагентом. Несмотря на то, что эта процедура необязательная, лучше проводить ее регулярно. Сверка обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, позволяет зафиксировать взаимные обязательства сторон.
Что такое акт сверки в ЭДО
Акт сверки ― двусторонний документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денег между партнерами. Это обобщающий регистр, его составляют на основании первичных бухгалтерских документов. Все данные, отраженные в акте, должны быть подтверждены накладными, универсальными передаточными документами, платежными поручениями.
Для акта сверки не существует единого формата, утвержденного законом. ФНС планирует утвердить его, в 2021 году она уже разработала проект соответствующего приказа. Это значит, что сейчас компании могут договориться с контрагентом и использовать произвольный формат. Когда формат акта утвердят, предприятия обязаны будут соблюдать требования налоговой службы.
Чтобы акт имел юридическую силу, его должен подписать руководитель или другое уполномоченное лицо. В ЭДО собственноручную подпись заменяет ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Акт сверки в Контур.Диадоке
Компании, работающие с ЭДО, могут обмениваться актами сверки в электронном виде. Сама по себе возможность получить акт от контрагента через систему электронного документооборота не избавляет бухгалтера от необходимости сверять суммы и даты операций. Чтобы автоматизировать этот процесс, пользователи Диадока могут подключить дополнительный модуль Взаиморасчёты.
Бухгалтер загружает два акта, а модуль автоматически сопоставляет данные в них. Рассчитываются начальное и конечное скорректированные сальдо с каждой стороны, расхождение и процент сопоставленных строк. Модуль наглядно продемонстрирует причину расхождений: неточно сопоставленные операции выделяются другим цветом, а несопоставленные отображаются ниже остальных.
Сверка идет по трем параметрам: сумма, дата и номер. Это сокращает количество расхождений. Несопоставленные операции можно сгруппировать и проверить вручную. По результатам сверки формируются акт и протокол расхождений.
В актах выделены несопоставленные и неточно сопоставленные операции
У Взаиморасчётов есть веб-версия и решение для 1С. В веб-версии можно работать в браузере, выгружая в формате XLS акт, сформированный любой учетной системой, например SAP, MS Dynamics, Oracle. Решение для 1С позволяет проводить сверку прямо в интерфейсе программы без переноса данных.
Сверка в электронном виде экономит время, что особенно актуально для компаний, работающих с большим объемом документов. Модуль Взаиморасчёты автоматически учитывает сторно и корректировки, показывает расхождения и формирует итоговые документы.
Модуль Взаиморасчёты сверит операции в актах и найдет расхождения за несколько минут
Для чего используется акт сверки в электронном документообороте
Акт сверки в ЭДО используют, чтобы:
- Выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность, чтобы сохранить средства компании.
- Ускорить проведение сверки. Чтобы сопоставить тысячи строк, хватит нескольких минут.
- Получить по итогам сверки юридически значимые документы с квалифицированной электронной подписью, которые примут налоговая и суд.
- Ускорить подписание и доставку документов. Подписание и отправка электронного акта происходят прямо в системе ЭДО.
- Навести порядок в учете. Автоматическое сопоставление сумм, дат и номеров документов исключает возможность ошибки из-за невнимательности.
- Сократить трудозатраты сотрудников. Бухгалтеру не нужно вручную формировать акт, искать близкие по значению суммы, проверять смежные периоды.
- Исключить риск утери документов. Они хранятся в электронном виде. Это не только обеспечивает сохранность, но и позволяет быстро найти нужный акт по названию, контрагенту, дате подписания.
- Гарантированно получить информацию о задолженности. Так как обмен электронными документами происходит через оператора, контрагент не сможет сказать, что потерял акт.
В чем отличия ЭДО от бумажного варианта
| Сверка на бумаге | Сверка через ЭДО |
|---|---|
| Оригиналы нужно отправлять почтой или курьером каждому контрагенту отдельно | Документы мгновенно отправляются прямо в сервисе. При наличии интеграционного модуля доступна массовая отправка |
| Нужно много времени на сопоставление операций | Более 100 действий бухгалтера выполняются за несколько минут |
| Бухгалтер сравнивает данные вручную | Расхождения выявляются автоматически и подсвечиваются для удобства пользователя |
| Акт подписывает личной подписью руководитель компании или лицо, имеющее доверенность | Акт подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью) |
| Нужно организовать и хранить бумажный архив | Документы хранятся на сервере оператора без ограничений по объему |
| Бухгалтер вручную формирует акт, протокол расхождений, отчет о расхождениях | Пакет документов формируется автоматически |
Как обмениваться актами сверки с контрагентами
После выявления и исправления ошибок часть операций в сверке может оказаться несопоставленной. Такая ситуация возникает, если контрагент не отразил некоторые операции в учете или допустил ошибки. В этом случае сверку необходимо отправить на доработку. Если в конечном сальдо сторон нет расхождений, акт отправляют на подпись контрагенту.
Пользователям модуля Взаиморасчёты не нужно ничего загружать на компьютер и искать адрес электронной почты. При наличии КЭП они могут отправить контрагенту акт сверки прямо из интеграционной или веб-версии.
Для доработки акта у контрагента тоже должен быть подключен модуль Взаиморасчёты. Подписать документы ваш партнер сможет в Диадоке, даже если модуля нет, но доработать сверку не получится.
Своевременно проведенная сверка позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете, споров с контрагентами. Так как эта работа может занять у бухгалтера несколько часов или даже целый рабочий день, компаниям сложно сверяться регулярно. К тому же приходится тратить время на запрос и пересылку документов по почте, когда в актах обнаруживаются расхождения.
Быстро и надежно обмениваться актами и другими документами можно с помощью системы электронного документооборота Диадок. С ЭДО вы будете получать достоверную информацию о расчетах с контрагентами оперативно.
Отправка произвольного документа
Пользователи могут применять обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя.
Произвольный документ можно создать:
1. Из рабочего места Текущие дела ЭДО.
Для создания произвольного документа необходимо в Текущих делах ЭДО перейти в папку «Создать» и выполнить команду «Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо выбрать организацию (отправителя электронного документа), контрагента (получателя электронного документа). После заполнения необходимых полей требуется нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера.
Размер присоединяемого файла должен быть в пределах от 100 байт до 50 Мб.
Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то необходимо зайти в группу команд «Ещё» и снять галочку с «Транслитировать имя присоединяемого файла» и выполнить повторное добавление файла.
После чего необходимо выбрать вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как «Прочее».
Для каждого вида документов поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа.
В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма).
После завершения обмена, документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой).
При необходимости можно установить связь с документом учёта.
В документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ».
2. Из печатной формы документа учётной системы.
Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого следует перейти в документ учётной системы, раскрыть группу команд «Печать» и выбрать необходимый вид печатной формы.
В открывшемся окне требуется нажать кнопку «ЭДО».
Файл печатной формы документа в формате PDF будет автоматически прикреплен как вложение в произвольный документ. Здесь также можно указать вид, исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
3. Из документа учётной системы.
Произвольный электронный документ можно создать из документа учётной системы, нажав «ЭДО – Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо указать вид документа, затем нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера. Также можно указать исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
4. Из Архива электронных документов.
Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого необходимо перейти в «Администрирование – Архив ЭДО» и на вкладке «Документы» выполнить команду «Создать произвольный документ».
В версиях программных продуктов, использующих модуль ЭДО версии 1.1 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3) отправку произвольного документа можно осуществить:
1. Из формы списка произвольных электронных документов.
Для этого необходимо перейти в меню «Сервис», развернуть группу «Обмен электронными документами» и выбрать «Произвольные электронные документы».
В открывшемся окне следует перейти на вкладку «Исходящие» и нажать «Создать».
2. Из папки «Создать» рабочего места Текущие дела ЭДО.
Поддержка и помощь
Наш менеджер уже увидел Ваше обращение и спешит помочь Вам как можно скорее!
В рабочее время (пн – пт с 9:00 до 18:00) наши менеджеры очень активны и общительны и с радостью ответят Вам в течение дня.
В остальное время – дожидайтесь ответа на следующий рабочий день.
А пока предлагаем вам:
- Почитать отзывы наших клиентов;
- Узнать о новинках для бизнеса в блоге;
- Пообщаться с нашими клиентами в группе ВКонтакте и на Facebook.
Заказ обратного звонка
Отправляем «Произвольный документ» через сервис «1С-ЭДО»
Произвольный электронный документ используется в случае, если нет готовой формы для документа. Например, частные документы, связанные со специфической деятельностью. Разберемся подробнее, что относится к «произвольному электронному документу»
Произвольный электронный документ: что это?
Произвольным документом являться любой отсканированный документ, например, договор (за исключением счет-фактуры, она может быть послана только в формате ФНС). Проще говоря, Вы сканируете договор и отправляете его через сервис «1С-ЭДО».
Примечание: произвольный документ необходимо отправлять в виде не редактируемого документа (например, с расширением «*.JPG»).
Перед отправкой документа, нужно настроить профиль.
Настройка профиля «1С-ЭДО»
Чтобы обмениваться произвольными документами, поставьте галочку напротив поля «Произвольный электронный документ» в настройках профиля сервиса «1С-ЭДО».
Отправка произвольного документа через «1С-ЭДО»
Итак, для отправки произвольного документа необходимо проделать ряд шагов:
Шаг 1. Запустите программное обеспечение
Запустите ПО «1С:Предприятие» с конфигурацией, в которой предварительно был настроен сервис «1С-ЭДО».
Примечание: В данной инструкции показан пример работы в конфигурации «Бухгалтерия предприятия (базовая)», редакция 3.0.
В главном меню (слева) выберите пункт «Продажи».
Шаг 2. Перейдите в пункт «Произвольные документы»
В разделе «Электронные документы» выберите пункт «Произвольные электронные документы».
По умолчанию откроется окно «Произвольные электронные документы» с открытой вкладкой «Входящие».
Шаг 3. Создайте произвольный электронный документ
Для отправки произвольного документа необходимо перейти на вкладку «Исходящие».
На панели окна «Произвольные электронные документы» нажмите кнопку «Создать».
Если Вы все сделали верно, откроется форма «Исходящий произвольный документ (создание)».
Внимательно заполните все поля:
- «Контрагент» — выберите контрагента, которому Вы хотите произвести отправку произвольного электронного документа.
- На вкладке «Сопроводительная записка» Вы можете указать комментарий к отправляемому документу.
Шаг 4. Подпишите и отправьте документ
После заполнения всех реквизитов, прикрепите необходимые документы и нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
Произвольный документ будет отправлен получателю. Об этом будут свидетельствовать статусы отправки, указанные в нижней части окна.
Если Вам не удалось самостоятельно справиться с отправкой произвольного документа или возникли какие-то дополнительные вопросы, закажите звонок технического специалиста.