Куда делись деньги в 1С:УНФ
Вы ищете программу по управленческому, а не бухгалтерскому учёту и находите 1С:УНФ. Вот сейчас-то я отыщу все свои деньги. Работаете и в результате получаете отчёт, где всё еще более непонятно.
У партнеров тоже 1С:УНФ, но отчёты выглядят вот так
В чём же дело?
Давайте всё-таки найдём ваши деньги. Для этого разберёмся в трех основных вопросах:
- где лежат деньги в 1С:УНФ
- как деньги попадают в отчёты
- как приручить 1С:УНФ и найти деньги
Где лежат деньги в УНФ?
Вы должны быть в курсе
Немного теории о плане счетов. Аналогично бухгалтерскому учёту деньги в 1С:УНФ лежат на счетах учёта. Счета учёта можно представить в виде банковских ячеек, в которых мы всё храним в денежном выражении
Однако, этот план счетов в отличие от бухгалтерского не ориентирован на сохранение жёсткой структуры и рассчитан именно на добавление новых счетов самим пользователем.
План счетов в УНФ находится в разделе Компания — План счетов.
1. Счета учёта — полочки для денег
2. Создавайте свой индивидуальный план в УНФ самостоятельно
3. План счетов находится в разделе Компания — План счетов
Как деньги попадают в отчёт?
Разложите деньги по полочкам
Чтобы знать где деньги, достаточно посмотреть в какой “банковской ячейке ” (на каком счёте) они лежат. Банковские ячейки — счета учёта в 1С:УНФ, необходимо создать самостоятельно. Для этого в плане счетов нажмите кнопку 
или 
(скопировать).
Чтобы указать деньгам правильную дорогу к счету важно установить верный тип счета.
Тип счета определяет документ который положит деньги на нужный счет (в нужную банковскую ячейку). Счета устанавливаются в объектах справочников и в статьях документов. В каждом из этих объектов можно установить счет только с определенным типом.
Сотрудники
- Контаргенты
- Сотрудники
- Банковские счета
- Кассы
- ККМ
- Эквайринговый терминал
Получается, для того, чтобы у нас получился информативный отчет нужно соблюсти логическую цепочку:
Итоги
1. От типа счета зависит с помощью какого документа деньги попадут в отчет
2. Определённые типы счетов устанавливаются в конкретных объектах
Приручаем УНФ и находим потерянные деньги
Начинаем искать деньги с самого начала.
Транспортные расходы
Сначала поймём, сколько денег мы тратим на доставку. Допустим, мы решили не включать доставку в себестоимость конкретной номенклатуры (в этом случае используется документ Дополнительные расходы), а нам достаточно отразить расходы общей суммой в расходах. Или таким же образом мы можем учитывать расходы доставки до покупателя.
В результате наши транспортные расходы отразились в финансовом результате отдельной статьёй. Ура!
Общие расходы
Расходы на электроэнергию, клининг, бухгалтера аутсорсера, аренду офиса и т.п. не берутся из воздуха. Эти услуги поставляют контрагенты: клининговые компании, арендодатель, ЖКХ. УНФ следует именно этой логике: используем документ Приходная накладная — отражаем услуги от поставщиков. Цепочка действий аналогична транспортным расходам.
Теперь офисные расходы выделены отдельными статьями. Мы почти нашли все свои деньги.
Особо внимательные заметили, что офисные расходы распределены по двум направлениям. А как программа определила сколько куда расходов положить? 1С:УНФ распределила расходы по долям объема продаж направлений. Именно такой способ распределения указан в нашем примере в карточке счёта.
Зарплата
Расходы по зарплате в Финансовый результат попадают из документа Начисление зарплаты
Возможны различные варианты учета расходов:
Через амортизацию
Характерно для дорогого оборудования. Принимаем оборудование к учету и амортизируем при помощи Закрытия месяца равными долями
Через услугу
Подойдет для мелкого ремонта или мелких запчастей, учет которых на складе нецелесообразен. В этом случае просто приходуем услугу от поставщика. Не важно, что, например, купили материалы — гвозди или другие мелочи
Через запасы
Этот вариант подойдет в том случае, если материалы для ремонта дорогие, мы закупаем их на склад и потом списываем в расходы по мере использования в ремонте.
Внутренние и прочие расходы
Покупка чая, замена офисного кресла, канцелярские товары как отразить эти расходы? Часто в этом случае нет необходимости заводить карточки номенклатуры для подобных расходов (если нет цели четко отслеживать затраты на мелочи). Соответственно, нам подойдет вариант отражение таких затрат как услуги от поставщиков и заводим номенклатуры как услуги (чтобы потом не мучаться с их списанием).
Самые бдительные заметили, что внутренние расходы попали только на одно направление деятельности. В этот раз способ распределения в карточке счёта “внутренние расходы (прочее)” указан как прямое распределение, а в документе Приходная накладная указано направление деятельности, на которое данный расход должен попасть.
Кредиты
Парочка кредитов? Это не проблема. Как и в реальной жизни требуется лишь оформить договор кредитов и займов, а затем начисления по необходимым выплатам. Счета учёта указываются в документе договор кредитов и займов и здесь мы не советуем их менять.
Налоги
ФИНАЛ! Вот мы и нашли все ваши деньги и разложили их по полочкам, только посмотрите, что было вначале и что мы имеем сейчас
Итоги
Лайфхаки и полезности
1. Вот эти документы и объекты справочников двигают деньги по счетам учёта и перевозят ваши деньги в финансовый результат. Сводная таблица:
| Документ | Объект справочника | Тип счёта учёта | На что влияет |
|---|---|---|---|
| Приходная накладная | Номенклатура Направление деятельности | Запасы Расходы (распределяемые на финансовый результат) | + расходы |
| Перемещение (списание на расходы) Списание запасов | Статья затрат задаётся самостоятельно или уже определён автоматически- | Запасы Незавершённое производство Расходы (распределяемые на финансовый результат) | + расходы |
| Расходная накладная Акт выполненных работ Отчёт о розничных продажах Заказ-наряд Отчёт комиссионеров Дополнительные расходы | Направление деятельности Номенклатура | Запасы Расходы (распределяемые на финансовый результат) | + доходы + себестоимость продаж |
| Распределение затрат | Номенклатура | Запасы Незавершённое производство | + себестоимость |
| Начисление зарплаты | Статья затрат задаётся самостоятельно в документе | Расходы (распределяемые на финансовый результат) | + расходы |
| Амортизация имущества | Статья затрат задаётся самостоятельно в документе Принятие к учёту- | Расходы (распределяемые на финансовый результат) | + расходы |
| Начисления по кредитам и займам | Статья затрат задаётся самостоятельно в документе Договоры по кредитам и займам- | Проценты по кредитам | + расходы |
| Начисления налогов | Статья затрат задаётся самостоятельно | Налог | + расходы |
2. Мы советуем именно копировать уже существующие счета для создания собственных. Т.к. копирование нужного счета минимизирует ошибки в установке типа счёта.
Как заполнить реквизиты организации в 1С:УНФ
Как внести в 1С:Управление нашей фирмой первоначальные данные об организации с помощью так называемого помощника настроек, мы подробно писали в статье «С чего начать настройку программы 1С:УНФ». А сейчас рассмотрим, как заполнить реквизиты организации в 1С:УНФ, если при первом запуске заполнение пропустили, или же надо внести дополнительную информацию, или что-то изменить.
В основном меню выбираем «Компания», затем «Реквизиты организации»
Если у вас подключен сервис 1С:Контрагент, то тут просто выбираем «Заполнить по ИНН или наименованию» и вводим ИНН организации или ИП. После этого появляется окошко с наименованием нужного юр.лица или ИП, выбираем его:
Автоматически заполнится: полное наименование, КПП и ОГРН, юридический адрес для организации. Встанет также короткое название для использования в программе. Для индивидуального предпринимателя автоматически заполняется ОГРН ИП и ФИО.
Точно по такому же принципу можно заполнять в программе данные новых контрагентов — покупателей и поставщиков. Если это приходится делать часто, то сервис 1С:Контрагент здорово помогает работе и помогает избежать ошибок. Звоните или пишите нам (телефон +7950-487-02-70, почта info@kompozit.biz), подключим максимально быстро.
Если сервис 1С:Контрагент не подключен, то выбираем вид организации: юридическое лицо или ИП, и начинаем заполнять нужные поля.
Юридическое название — тут пишем полное официальное наименование, так название будет выглядеть, когда будем печатать документы. А вот «Представление в программе» — это для внутреннего пользования, его можно писать так, как удобно. Обычно пишем так, как в примере — сначала название, потом уже организационно-правовая форма.
Заполняем ИНН, ОГРН, КПП (КПП — реквизит только юридических лиц, если вы ИП, то КПП у вас нет). Заполняем коды. Коды, если вдруг у вас их пока нет, берем на сайте Росстата, об этом тоже напишем подробнее.
Заполнение раздела «Адреса и телефоны»
Раздел открывается при нажатии на перевернутую галочку слева от названия:
Для заполнение номера телефона нажимаем на троеточие в поле телефона, как на картинке. И заполняем появившуюся форму:*
Заполняем адрес электронной почты, тут все просто.
Заполняем юридический, фактический и почтовый адреса. Для этого загружаем классификатор адресов , как это сделать — подробно описано по ссылке.
О том, как загрузить классификатор банков и настроить основной банковский счет, можно прочитать в статье «Загрузка или создание банков в 1С:УНФ»
Если у организации несколько банковских счетов, то дополнительный можно добавить, перейдя из вкладки «Основная» во вкладку «Банковские счета»:
И здесь с помощью кнопки «Создать» можно добавлять столько расчетных счетов, сколько нужно.
Как загрузить печать в 1С:УНФ
1С:УНФ дает возможность загрузить в программу сканы печати и подписи руководителя. Благодаря этому можно прямо из программы сохранять документы (например, счета, акты и накладные, договоры) сразу в формате pdf, с печатью и подписью. Очень удобно и не надо делать сканирование заранее распечатанных и подписанных документов. Как это сделать правильно?
Открываем пункт «Печать».
Если есть готовый скан факсимиле печати, то загружаем его в программу. Для этого надо нажать на квадрат с надписью «Добавить факсимильную печать» и загрузить картинку. Если такого скана нет и непонятно, как его сделать, то прямо под названием находится инструкция от фирмы 1С «Как создать факсимиле печати».
Обратите внимание — тут же можно загрузить логотип организации, если изначально не загрузили его через помощник первоначальных настроек.
Как загрузить подпись руководителя в 1С:УНФ
Дальше добавляем подпись руководителя. Разворачиваем список, нажав на маленький треугольник справа (на скрине отмечен цифрой 1) и в выпадающем окне нажимаем на плюс (отмечено цифрой 2)
Открывается окно «Выдать право подписи». Дата назначения — указываем дату, с какой у сотрудника появляется право подписи. Дальше в поле «физическое лицо» выбираем нужного сотрудника из справочника «Физические лица». Или нажимаем +(создать), если нужного сотрудника в справочнике пока нет и создаем его карточку в программе.
В строчке «Действует на основании» указываем Устав, если это руководитель и он действует на основании устава. Тут может быть также доверенность, или приказ руководителя — зависимо от того, на каком основании сотрудник имеет право подписывать документы.
Расшифровка подписи встает автоматически. Отредактировать, если необходимо, можно, нажав на значок карандаша справа. Дальше выбираем из списка (или создаем, если в списке нужной пока нет) должность сотрудника. В нашем примере это «Директор».
Если скана подписи руководителя нет, можно воспользоваться инструкцией по ее созданию. Потом, по такому же принципу, как ранее загружали скан печати и логотипа, загружаем подпись. После этого нажимаем ярко-желтую кнопку в левом верхнем углу «Выдать право подписи». Подпись руководителя готова. Точно так же создаем, при необходимости, подпись главного бухгалтера.
Система налогообложения в 1С:УНФ
Выбираем нужную нам систему налогообложения. Даже если вы не планируете вести бухучет в данной программе и вся отчетность будет вестись бухгалтером отдельно, этот раздел все равно необходимо заполнить. Особенно если у вас общая система налогообложения и НДС.
Если вы не уверены, какая именно у вас система или вообще не очень ориентируетесь в данном вопросе, звоните нам, — контакты указаны в шапке сайта. У нас были случаи, когда клиент приходил покупать и устанавливать программу 1С, и оказывалось, что система выбрана не грамотно. Сменить ее среди года в большинстве случаев нельзя, и приходилось закрывать ИП и открывать новое. Но можно и по-другому решать вопрос, зависит от конкретной ситуации.
В любом случае имейте ввиду, что выбор системы налогообложения критично важен в первую очередь для вашего кошелька, и отнеситесь серьезно к этому вопросу.
Если с системой налогообложения вопросов нет, то просто выбираете нужные поля, переключая соответствующие кнопки:
В поле «Производственный календарь» по умолчанию установлен календарь Российской Федерации. Большинству организаций этого достаточно, менять тут ничего не надо. Дополнительный реквизит, если вы не знаете, зачем он вам, тоже устанавливать не надо.
Что делать с вкладкой «Файлы» в разделе «Компания»
Сюда можно загрузить, например, сканы регистрационных документов организации, чтобы они всегда были под рукой и не надо было их искать. Как потом открывать присоединенные файлы и как работать с ними можно посмотреть в справке программы, которая открывается при нажатии на вопросительный знак в правом верхнем углу:
На этом мы закончили разбираться как заполнить реквизиты организации в 1С:УНФ, остается вернуться на вкладку «Основное» и нажать на ярко-желтую кнопку «Записать и закрыть» в левом верхнем углу:
1С:Управление нашей фирмой 1.6. Урок 3. Банковские счета организаций.
Заполняем обязательные поля (они выделены красным цветом).
Рядом с полем Банк нажимаем на кнопку «Выбрать из списка» и переходим по гиперссылки «Показать все».
У нас открывается справочник с банками.
Здесь мы можем как выбрать банки из классификатора банков, так и создать банк самостоятельно.
Для выбора банка из классификатора нажимаем на кнопку «Подобрать».
После этого у нас открывается классификатор банков, из которого мы можем выбрать банки.
Для этого выделяем выбранный банк и нажимаем на кнопку «Выбрать».
После этого выбранный банк появится в справочнике «Банки».
Для создания банка самостоятельно нажимаем на кнопку «Создать».
Заполняем обязательные поля (они выделены красным цветом).
Указываем наименование банка.
В поле «БИК» указываем банковский идентификационный код».
Можно также добавить телефон, адрес и город в котором расположение банк.
За это отвечают поля «Город», Адрес» и «Телефон».
После того, как основные поля заполнены нажимаем на кнопку «Записать и закрыть».
После этого у нас должен появится любо банк выбранный из классификатора, либо банк, который мы создавали вручную.
Банковские счета сотрудников
Чтобы подготовить платежное поручение для сотрудника больше не обязательно создавать в программе нового контрагента. Информация об основном банковском счете сотрудника теперь содержится прямо в его карточке.
Список всех счетов сотрудника записывается в карточке физического лица. Один из счетов рекомендуется указать как основной.
Основной банковский счет автоматически подбирается в документы, например в платежное поручение, при выборе сотрудника.