Как закрепить условное форматирование в сводной таблице
После создания сводной таблицы и добавления полей, которые нужно проанализировать, можно улучшить макет и формат отчета, чтобы упростить чтение и поиск сведений. Чтобы изменить макет сводной таблицы, можно поменять форму этой таблицы и способ отображения полей, столбцов, строк, промежуточных итогов, пустых ячеек и линий. Чтобы изменить формат сводной таблицы, можно применить готовый стиль, чередование строк и условное форматирование.
Для внесения существенных изменений в макет сводной таблицы или ее поля можно использовать одну из трех форм.
Сжатая форма. В этой форме элементы из различных полей области строк отображаются в одном столбце, а для различения элементов из разных полей используются отступы. Подписи строк в сжатой форме занимают меньше места, благодаря чему остается больше пространства для числовых данных. Кнопки Развернуть и Свернуть отображаются в сжатой форме, позволяя отображать или скрывать сведения. Сжатая форма экономит место и упрощает чтение сводной таблицы, поэтому используется в качестве формы макета по умолчанию для сводных таблиц.
Табличная форма. В этой форме отображается один столбец для каждого поля и выделяется место для заголовков полей.
Форма структуры. Эта форма похожа на табличную, но в ней можно отображать промежуточные итоги над каждой группой, так как элементы в следующем столбце отображаются на одну строку ниже текущего элемента.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Макет отчета и выберите один из указанных ниже вариантов.
Чтобы связанные данные не выходили по горизонтали за пределы экрана (это позволяет меньше пользоваться прокруткой), выберите команду Показать в сжатой форме.
В сжатой форме поля находятся в одном столбце и отображаются с отступами, чтобы показать вложенность столбцов.
Чтобы отобразить структуру данных в классическом стиле сводной таблицы, выберите команду Показать в форме структуры.
Для просмотра всех данных в традиционном формате таблицы, в котором можно легко копировать ячейки на другие листы, выберите команду Показать в табличной форме.
В сводной таблице выберите поле строки.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Также в форме структуры или табличной форме можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
В диалоговом окне Параметры поля откройте вкладку Разметка и печать и в разделе Макет выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы элементы полей отображались в форме структуры, установите переключатель в виде структуры.
Чтобы отобразить или скрыть подписи следующего поля в этом же столбце в сжатой форме, щелкните переключатель в виде структуры и установите флажок Отобразить подписи из следующего поля в том же столбце (сжатая форма).
Чтобы элементы полей отображались в табличной форме, установите переключатель в виде таблицы.
Чтобы получить макет в нужном виде, можно добавлять и удалять поля, а также изменять их положение с помощью списка полей сводной таблицы.
Если список полей сводной таблицы не отображается, убедитесь, что выбрана сводная таблица. Если список полей сводной таблицы по-прежнему не отображается, на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Список полей.
Если нужные поля отсутствуют в списке полей, возможно, требуется обновить сводную таблицу, чтобы отобразить новые поля, вычисляемые поля, оценки, вычисляемые оценки и измерения, добавленные с момента выполнения последней операции. На вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Обновить.
Дополнительные сведения о работе со списком полей сводной таблицы см. в статье Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Установите флажок рядом с каждым именем поля в разделе полей. Поля будут помещены в область макета, используемую по умолчанию. При необходимости их положение можно изменить.
По умолчанию текстовые поля добавляются в область Названия строк, числовые поля — в область Значения, а иерархии даты и времени OLAP — в область Названия столбцов.
Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.
Щелкните имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из раздела полей в одну из областей раздела макета.
В сводной таблице, основанной на данных с листа Excel или внешних данных из источника, не относящегося к OLAP, можно добавить в область Значения несколько копий одного поля, чтобы отображать разные вычисления с помощью возможности Дополнительные вычисления. Например, можно сравнить вычисления (такие как коэффициенты валовой и чистой прибыли, минимальные и максимальные показатели продаж или количество клиентов и процент от их общего числа) расположив их рядом. Дополнительные сведения см. в статье Отображение различных вычислений в полях значений сводной таблицы.
Щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его в область Значения в разделе макета.
Повторите действие 1 столько раз, сколько нужно копий поля.
В каждом скопированном поле измените нужным образом функцию сведения или настраиваемое вычисление.
При добавлении в область значений двух или нескольких полей (как копий одного поля, так и разных полей) список полей автоматически добавляет в область Значения название столбца значений. С помощью этого поля можно перемещать поле вверх и вниз в области Значения. Название столбца значений можно даже переместить в область Названия столбцов или Названия строк. Однако переместить название столбца значений в область фильтров отчетов нельзя.
Поле можно добавить в область Фильтр отчета, Названия строк или Названия столбцов только один раз как для числовых, так и для нечисловых типов данных. При попытке добавить одно поле несколько раз (например, в области Названия строк и Названия столбцов в разделе макета) поле автоматически удаляется из исходной области и перемещается в новую.
Кроме того, добавить копию поля в область Значения можно с помощью формулы (также называемой вычисляемым столбцом), в которой используется это поле.
Одно и то же поле невозможно добавить несколько раз в сводную таблицу, созданную на основе источника данных OLAP.
Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части раздела макета:
Отчет сводной таблицы
Сводная диаграмма
Используются для вывода итоговых числовых данных.
Используются для вывода итоговых числовых данных.
Названия строк
Используются для отображения полей в виде строк сбоку от отчета. Строка, расположенная ниже, вложена в строку, непосредственно предшествующую ей.
Поля осей (категории)
Используются для отображения полей в качестве осей диаграммы.
Названия столбцов
Используются для отображения полей в виде столбцов сверху отчета. Столбец, расположенный ниже, вложен в столбец, непосредственно предшествующий ему.
Названия полей легенды (рядов)
Используются для отображения полей в легенде диаграммы.
Фильтр отчета
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета.
Фильтр отчета
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета.
Чтобы изменить положение полей, щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд:
Переместить вверх
Перемещение поля в области на одну позицию вверх.
Переместить вниз
Перемещение поля в области на одну позицию вниз.
Переместить в начало
Перемещение поля к началу области.
Переместить в конец
Перемещение поля к концу области.
Переместить в фильтр отчета
Перемещение поля в область фильтра отчета.
Переместить в названия строк
Перемещение поля в область названий строк.
Переместить в названия столбцов
Перемещение поля в область названий столбцов.
Переместить в значения
Перемещение поля в область значений.
Параметры поля значений, Параметры поля
Отображение диалогового окна Параметры поля или Параметры поля значений. Дополнительные сведения о каждом параметре можно получить, нажав кнопку «Справка» в верхней части диалогового окна.
Можно также щелкнуть имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить его из раздела полей в другой раздел макета или другую область.
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Если нужно отобразить список полей сводной таблицы, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Список полей. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрать Показать список полей.
Чтобы удалить поле, в списке полей сводной таблицы выполните одно из следующих действий.
В списке полей сводной таблицы снимите флажок рядом с именем поля.
Примечание: Снятие флажка в списке полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.
В области макета щелкните имя поля и выберите пункт Удалить поле.
Щелкните имя поля в разделе макета и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из списка полей сводной таблицы.
Чтобы точнее настроить макет сводной таблицы, можно изменить расположение столбцов, строк и промежуточных итогов, например включить отображение промежуточных итогов над строками или отключить заголовки столбцов. Также можно переместить отдельные элементы в строке или столбце.
Включение и отключение заголовков полей столбцов и строк
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Чтобы переключаться между режимами отображения и скрытия заголовков полей, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Заголовки полей.
Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк
В сводной таблице выделите поле строки, для которого нужно отобразить промежуточные итоги.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Совет: В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Промежуточные итоги и фильтры в группе Итоги выберите вариант Автоматические или Другие.
Примечание: Если выбрать вариант Нет, промежуточные итоги будут отключены.
На вкладке Разметка и печать в группе Макет выберите вариант В виде структуры и выполните одно из следующих действий.
Чтобы промежуточные итоги отображались над суммируемыми строками, установите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы. Этот вариант выбран по умолчанию.
Чтобы промежуточные итоги отображались под суммируемыми строками, снимите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы.
Изменение порядка элементов строк и столбцов
Выполните любое из следующих действий.
В сводной таблице щелкните правой кнопкой мыши название строки или столбца либо элемент в названии, наведите указатель на пункт Переместить и воспользуйтесь одной из команд меню Переместить, чтобы переместить элемент.
Выберите элемент названия строки или столбца, который нужно переместить, и наведите указатель на нижнюю границу ячейки. Когда указатель примет вид четырехсторонней стрелки, перетащите элемент в новое положение. На рисунке ниже показано, как переместить элемент строки путем перетаскивания.
Настройка ширины столбцов при обновлении.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы на вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы столбцы сводной таблицы автоматически изменялись по размеру самого широкого текста или числового значения, установите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
Чтобы сохранить текущую ширину столбца сводной таблицы, снимите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
Перемещение столбца в область названий строк или строки в область названий столбцов
Для оптимизации структуры и удобочитаемости сводной таблицы может потребоваться переместить поле столбца в область названий строк или поле строки в область названий столбцов. При перемещении столбца в строку или строки в столбец выполняется транспонирование вертикальной или горизонтальной ориентации поля. Эта операция также называется «поворотом» строки или столбца.
Используйте команду правой кнопки мыши
Выполните любое из следующих действий.
Щелкните поле строки правой кнопкой мыши, наведите указатель на команду Переместить <имя поля> и выберите пункт Переместить <имя поля> в столбцы.
Щелкните поле столбца правой кнопкой мыши и выберите команду Переместить <имя поля> в строки.
Используйте перетаскивание
Переключитесь в классический режим, поместив указатель на сводную таблицу, выбрав Анализ сводной таблицы > Параметры, выбрав вкладку Отображение, а затем выбрав Классический макет сводной таблицы.
Перетащите поле строки или столбца в другую область. На рисунке ниже показано, как переместить поле столбца в область названий строк.
А. Щелкните поле столбца
б) Прокрутите списки Избранное и Контактные лица для веб-поддержки. Перетащите его в область строки
В. Поле «Спорт» станет полем строки, как и «Регион»
Объединение и отмена объединения ячеек для элементов внешних строк и столбцов
Чтобы выровнять элементы в центре по горизонтали и вертикали, можно объединить ячейки для элементов строк и столбцов. Чтобы выровнять элементы внешней строки по левому краю и поля столбцов по верхнему краю группы элементов, отмените объединение ячеек.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Макет установите или снимите флажок Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями.
Примечание: В сводной таблице нельзя использовать флажок Объединить ячейки, который находится на вкладке Выравнивание.
Иногда возникают ситуации, когда данные сводной таблицы содержат пустые ячейки, пустые строки или ошибки и требуется изменить способ их отображения.
Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Формат выполните одно или несколько из следующих действий.
Чтобы изменить способ отображения ошибок, установите флажок Для ошибок отображать. Введите в поле значение, которое нужно выводить вместо ошибок. Для отображения ошибок в виде пустых ячеек удалите из поля весь текст.
Чтобы изменить способ отображения пустых ячеек, установите флажок Для пустых ячеек отображать и введите в текстовом поле значение, которое будет отображаться в пустых ячейках.
Совет: Чтобы они оставались пустыми, удалите из поля весь текст. Чтобы отображались нулевые значения, снимите этот флажок.
Отображение и скрытие пустых строк после строк или элементов
Для строк выполните следующие действия.
В сводной таблице выберите поле строки.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Совет: В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Разметка и печать в группе Макет установите или снимите флажок Пустая строка после каждой подписи.
Для элементов выполните следующие действия.
В сводной таблице выберите нужный элемент.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Пустые строки и установите флажок Вставить пустую строку после каждого элемента или Удалить пустую строку после каждого элемента.
Примечание: Вводить данные в эти пустые строки нельзя, но к ним можно применять параметры форматирования знаков и ячейки.
Изменение способа отображения элементов и подписей без данных
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Вывод в группе Вывод выполните одно или несколько из следующих действий.
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в строках, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в строках.
Примечание: Этот параметр доступен только для источника данных OLAP.
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в столбцах, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в столбцах.
Примечание: Этот параметр доступен только для источников данных OLAP.
Чтобы отображать или скрывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений, установите или снимите флажок Показывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений.
Примечание: Этот флажок применим только к сводным таблицам, созданным с использованием версий Excel, предшествующих Office Excel 2007.
Можно выбрать стиль из большой коллекции стилей сводных таблиц. Кроме того, можно управлять чередованием в отчете. Быстрым способом применения единого формата во всем отчете является изменение числового формата поля. Также можно добавлять чередование (темного и светлого фона) строк и столбцов. Чередование может упростить восприятие и поиск данных.
Применение стиля для форматирования сводной таблицы
Быстро изменить внешний вид и формат сводной таблицы можно с помощью одного из готовых стилей сводных таблиц (или экспресс-стилей).
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы выполните любое из следующих действий.
Щелкните отображаемый стиль сводной таблицы или прокрутите коллекцию, чтобы увидеть другие стили.
Чтобы посмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки.
Если нужно создать собственный стиль сводной таблицы, выберите команду Создать стиль сводной таблицы внизу коллекции, чтобы открыть диалоговое окно Создание стиля сводной таблицы.
Применение чередования для изменения формата сводной таблицы
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей сводной таблицы выполните одно из следующих действий:
Чтобы применить чередование строк со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся строки.
Чтобы применить чередование столбцов со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся столбцы.
Чтобы включить заголовки строк в стиль чередования, установите флажок Заголовки строк.
Чтобы включить заголовки столбцов в стиль чередования, установите флажок Заголовки столбцов.
Удаление стиля или формата чередования из сводной таблицы
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки, чтобы отобразить все доступные стили, и выберите команду Очистить внизу коллекции.
Условное форматирование данных в сводной таблице
Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, шаблонов и тенденций. Условное форматирование помогает давать ответы на определенные вопросы о данных. При использовании условного форматирования в сводной таблице необходимо учитывать ряд важных моментов.
При изменении макета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.
Область действия условного формата для полей в области Значения может быть основана на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.
Примечание: В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские — от дочерних.
Задать область действия условного формата для полей в области Значения можно тремя способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.
Изменение числового формата поля
Выделите в сводной таблице нужное поле.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
В диалоговом окне Параметры поля отображаются названия и фильтры отчета; в диалоговом окне Параметры поля значений отображаются значения.
В нижней части диалогового окна нажмите кнопку Числовой формат.
В диалоговом окне Формат ячеек в списке Категории выберите нужный числовой формат.
Укажите нужные параметры и дважды нажмите кнопку ОК.
Можно также щелкнуть поле значения правой кнопкой мыши и выбрать параметр Числовой формат.
Включение форматирования сервера OLAP
Если вы подключены к базе данных Microsoft SQL Server Analysis Services Online Analytical Processing (OLAP), вы можете указать, какие форматы сервера OLAP следует извлекать и отображать вместе с данными.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Данные нажмите кнопку Изменить источник данных и выберите пункт Свойства подключения.
В диалоговом окне Свойства подключения на вкладке Использование в разделе Форматирование сервера OLAP выполните одно из следующих действий.
Чтобы включить или отключить форматирование чисел, таких как денежные значения, даты и время, установите или снимите флажок Числовой формат.
Чтобы включить или отключить стили шрифта, такие как полужирный, курсив, подчеркнутый и зачеркнутый, установите или снимите флажок Стиль шрифта.
Чтобы включить или отключить цвета заливки, установите или снимите флажок Цвет заливки.
Чтобы включить или отключить цвета текста, установите или снимите флажок Цвет текста.
Сохранение и игнорирование форматирования
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы сохранить макет и формат сводной таблицы для применения при каждом выполнении операции со сводной таблицей, установите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
Чтобы игнорировать макет и формат сводной таблицы и возвращаться к стандартному макету и формату при каждом выполнении операции со сводной таблицей, снимите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
Примечание: Хотя этот параметр также влияет на форматирование сводных диаграмм, линии тренда, подписи данных, пределы погрешностей и другие изменения определенных рядов данных не сохраняются.
Используйте панель параметров сводной таблицы, чтобы внести изменения в макет и форматирование сводной таблицы.
Выделив сводную таблицу, на ленте щелкните Сводная таблица > Параметры.
В области «Параметры сводной таблицы» настройте любые из следующих параметров.
Примечание: Раздел «Срез» отображается только в том случае, если к вашей сводной таблице подключен срез.
Чтобы показать общие итоги
Установите или снимите флажок Строки, Столбцы или оба.
Чтобы показать промежуточные итоги
Выберите Не показать, чтобы скрыть промежуточные итоги.
Выберите Сверху, чтобы отобразить их над значениями, которые они суммируют.
Выберите Внизу, чтобы отобразить их под значениями, которые они суммируют.
Размещение полей из области строк
Выберите Отдельные столбцы, чтобы предоставить отдельные фильтры для каждого поля строк, или Один столбец, чтобы объединить поля строк в один фильтр.
Чтобы показать или скрыть метки элементов
Выберите Повторять или Не повторять, чтобы указать, будут ли метки элементов отображаться для каждого элемента или только один раз для каждого значения метки элемента.
Чтобы добавить пустую строку после каждого элемента
Выберите Показать или Не показывать.
Автоподгонка ширины столбцов при обновлении
Установите этот параметр, чтобы автоматически менять размер столбцов в соответствии с данными при обновлении сводной таблицы.
Отображение кнопок развертывания и свертывания
Выберите этот параметр, чтобы отображать кнопки развертывания и свертывания для групп столбцов с одинаковым значением. Например, если в сводной таблице есть данные годовых продаж для набора продуктов, у вас может быть группа столбцов для каждого значения года.
Чтобы показать значения ошибок
Выберите этот параметр, чтобы отображать значение в текстовом поле для ячеек с ошибками.
Чтобы показать пустые ячейки
Выберите этот параметр, чтобы отображать значение в текстовом поле для ячеек с пустыми значениями. В противном случае Excel отобразит значение по умолчанию.
Чтобы сохранить исходные данные с файлом
Выберите этот параметр, чтобы включить исходные данные сводной таблицы в файл Excel при сохранении. Обратите внимание, что это может привести к созданию довольно большого файла.
Чтобы обновить данные при открытии файла
Выберите этот параметр, чтобы при каждом открытии файла Excel обновлял данные сводной таблицы.
Чтобы добавить заголовок
Укажите краткое название, чтобы помочь пользователям, использующим средства чтения с экрана, понять, что отображается в сводной таблице.
Чтобы добавить описание
Добавьте несколько предложений с более подробными сведениями о содержимом сводной таблицы или источнике данных, чтобы помочь пользователям, использующим средства чтения с экрана, понять цель сводной таблицы.
Для внесения существенных изменений в макет сводной таблицы или ее поля можно использовать одну из трех форм.
Сжатая форма. В этой форме элементы из различных полей области строк отображаются в одном столбце, а для различения элементов из разных полей используются отступы. Подписи строк в сжатой форме занимают меньше места, благодаря чему остается больше пространства для числовых данных. Кнопки Развернуть и Свернуть отображаются в сжатой форме, позволяя отображать или скрывать сведения. Сжатая форма экономит место и упрощает чтение сводной таблицы, поэтому используется в качестве формы макета по умолчанию для сводных таблиц.
Табличная форма. В этой форме отображается один столбец для каждого поля и выделяется место для заголовков полей.
Форма структуры. Эта форма похожа на табличную, но в ней можно отображать промежуточные итоги над каждой группой, так как элементы в следующем столбце отображаются на одну строку ниже текущего элемента.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Макет нажмите кнопку Макет отчета и выберите один из указанных ниже вариантов.
Чтобы связанные данные не выходили по горизонтали за пределы экрана (это позволяет меньше пользоваться прокруткой), выберите команду Показать в сжатой форме.
В сжатой форме поля находятся в одном столбце и отображаются с отступами, чтобы показать вложенность столбцов.
Чтобы отобразить структуру данных в классическом стиле сводной таблицы, выберите команду Показать в форме структуры.
Для просмотра всех данных в традиционном формате таблицы, в котором можно легко копировать ячейки на другие листы, выберите команду Показать в табличной форме.
Чтобы получить макет в нужном виде, можно добавлять и удалять поля, а также изменять их положение с помощью списка полей сводной таблицы.
Если список полей сводной таблицы не отображается, убедитесь, что выбрана сводная таблица. Если список полей сводной таблицы по-прежнему не отображается, на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Список полей.
Если нужные поля отсутствуют в списке полей, возможно, требуется обновить сводную таблицу, чтобы отобразить новые поля, вычисляемые поля, оценки, вычисляемые оценки и измерения, добавленные с момента выполнения последней операции. На вкладке Параметры в группе Данные нажмите кнопку Обновить.
Дополнительные сведения о работе со списком полей сводной таблицы см. в статье Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей.
Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
Установите флажок рядом с каждым именем поля в разделе полей. Поля будут помещены в область макета, используемую по умолчанию. При необходимости их положение можно изменить.
По умолчанию текстовые поля добавляются в область Названия строк, числовые поля — в область Значения, а иерархии даты и времени OLAP — в область Названия столбцов.
Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните его имя правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.
Щелкните имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из раздела полей в одну из областей раздела макета.
В сводной таблице, основанной на данных с листа Excel или внешних данных из источника, не относящегося к OLAP, можно добавить в область Значения несколько копий одного поля, чтобы отображать разные вычисления с помощью возможности Дополнительные вычисления. Например, можно сравнить вычисления (такие как коэффициенты валовой и чистой прибыли, минимальные и максимальные показатели продаж или количество клиентов и процент от их общего числа) расположив их рядом. Дополнительные сведения см. в статье Отображение различных вычислений в полях значений сводной таблицы.
Щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его в область Значения в разделе макета.
Повторите действие 1 столько раз, сколько нужно копий поля.
В каждом скопированном поле измените нужным образом функцию сведения или настраиваемое вычисление.
При добавлении в область значений двух или нескольких полей (как копий одного поля, так и разных полей) список полей автоматически добавляет в область Значения название столбца значений. С помощью этого поля можно перемещать поле вверх и вниз в области Значения. Название столбца значений можно даже переместить в область Названия столбцов или Названия строк. Однако переместить название столбца значений в область фильтров отчетов нельзя.
Поле можно добавить в область Фильтр отчета, Названия строк или Названия столбцов только один раз как для числовых, так и для нечисловых типов данных. При попытке добавить одно поле несколько раз (например, в области Названия строк и Названия столбцов в разделе макета) поле автоматически удаляется из исходной области и перемещается в новую.
Кроме того, добавить копию поля в область Значения можно с помощью формулы (также называемой вычисляемым столбцом), в которой используется это поле.
Одно и то же поле невозможно добавить несколько раз в сводную таблицу, созданную на основе источника данных OLAP.
Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части раздела макета:
Отчет сводной таблицы
Сводная диаграмма
Используются для вывода итоговых числовых данных.
Используются для вывода итоговых числовых данных.
Названия строк
Используются для отображения полей в виде строк сбоку от отчета. Строка, расположенная ниже, вложена в строку, непосредственно предшествующую ей.
Поля осей (категории)
Используются для отображения полей в качестве осей диаграммы.
Названия столбцов
Используются для отображения полей в виде столбцов сверху отчета. Столбец, расположенный ниже, вложен в столбец, непосредственно предшествующий ему.
Названия полей легенды (рядов)
Используются для отображения полей в легенде диаграммы.
Фильтр отчета
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета.
Фильтр отчета
Используется для фильтрации всего отчета на основе выбранного элемента фильтра отчета.
Чтобы изменить положение полей, щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд:
Переместить вверх
Перемещение поля в области на одну позицию вверх.
Переместить вниз
Перемещение поля в области на одну позицию вниз.
Переместить в начало
Перемещение поля к началу области.
Переместить в конец
Перемещение поля к концу области.
Переместить в фильтр отчета
Перемещение поля в область фильтра отчета.
Переместить в названия строк
Перемещение поля в область названий строк.
Переместить в названия столбцов
Перемещение поля в область названий столбцов.
Переместить в значения
Перемещение поля в область значений.
Параметры поля значений, Параметры поля
Отображение диалогового окна Параметры поля или Параметры поля значений. Дополнительные сведения о каждом параметре можно получить, нажав кнопку «Справка» в верхней части диалогового окна.
Можно также щелкнуть имя поля и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащить его из раздела полей в другой раздел макета или другую область.
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Если нужно отобразить список полей сводной таблицы, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Список полей. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрать Показать список полей.
Чтобы удалить поле, в списке полей сводной таблицы выполните одно из следующих действий.
В списке полей сводной таблицы снимите флажок рядом с именем поля.
Примечание: Снятие флажка в списке полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.
В области макета щелкните имя поля и выберите пункт Удалить поле.
Щелкните имя поля в разделе макета и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите его из списка полей сводной таблицы.
Чтобы точнее настроить макет сводной таблицы, можно изменить расположение столбцов, строк и промежуточных итогов, например включить отображение промежуточных итогов над строками или отключить заголовки столбцов. Также можно переместить отдельные элементы в строке или столбце.
Включение и отключение заголовков полей столбцов и строк
Щелкните сводную таблицу.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Чтобы переключаться между режимами отображения и скрытия заголовков полей, на вкладке Анализ или Параметры в группе Показать нажмите кнопку Заголовки полей.
Отображение промежуточных итогов выше или ниже их строк
В сводной таблице выделите поле строки, для которого нужно отобразить промежуточные итоги.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
Совет: В форме структуры или табличной форме также можно дважды щелкнуть поле строки и перейти к действию 3.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Активное поле нажмите кнопку Параметры поля.
В диалоговом окне Параметры поля на вкладке Промежуточные итоги и фильтры в группе Итоги выберите вариант Автоматические или Другие.
Примечание: Если выбрать вариант Нет, промежуточные итоги будут отключены.
На вкладке Разметка и печать в группе Макет выберите вариант В виде структуры и выполните одно из следующих действий.
Чтобы промежуточные итоги отображались над суммируемыми строками, установите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы. Этот вариант выбран по умолчанию.
Чтобы промежуточные итоги отображались под суммируемыми строками, снимите флажок Промежуточные итоги в заголовке группы.
Изменение порядка элементов строк и столбцов
Выполните любое из следующих действий.
В сводной таблице щелкните правой кнопкой мыши название строки или столбца либо элемент в названии, наведите указатель на пункт Переместить и воспользуйтесь одной из команд меню Переместить, чтобы переместить элемент.
Выберите элемент названия строки или столбца, который нужно переместить, и наведите указатель на нижнюю границу ячейки. Когда указатель примет вид четырехсторонней стрелки, перетащите элемент в новое положение. На рисунке ниже показано, как переместить элемент строки путем перетаскивания.
Настройка ширины столбцов при обновлении.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы на вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы столбцы сводной таблицы автоматически изменялись по размеру самого широкого текста или числового значения, установите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
Чтобы сохранить текущую ширину столбца сводной таблицы, снимите флажок Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении.
Перемещение столбца в область названий строк или строки в область названий столбцов
Для оптимизации структуры и удобочитаемости сводной таблицы может потребоваться переместить поле столбца в область названий строк или поле строки в область названий столбцов. При перемещении столбца в строку или строки в столбец выполняется транспонирование вертикальной или горизонтальной ориентации поля. Эта операция также называется «поворотом» строки или столбца.
Выполните любое из следующих действий.
Щелкните поле строки правой кнопкой мыши, наведите указатель на команду Переместить <имя поля> и выберите пункт Переместить <имя поля> в столбцы.
Щелкните поле столбца правой кнопкой мыши и выберите команду Переместить <имя поля> в строки.
Перетащите поле строки или столбца в другую область. На рисунке ниже показано, как переместить поле столбца в область названий строк.
1. Щелкните поле столбца
2. Перетащите его в область строк
3. Поле «Спорт» станет полем строки, как и «Регион»
Объединение и отмена объединения ячеек для элементов внешних строк и столбцов
Чтобы выровнять элементы в центре по горизонтали и вертикали, можно объединить ячейки для элементов строк и столбцов. Чтобы выровнять элементы внешней строки по левому краю и поля столбцов по верхнему краю группы элементов, отмените объединение ячеек.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы откройте вкладку Макет и формат, а затем в группе Макет установите или снимите флажок Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями.
Примечание: В сводной таблице нельзя использовать флажок Объединить ячейки, который находится на вкладке Выравнивание.
Иногда возникают ситуации, когда данные сводной таблицы содержат пустые ячейки, пустые строки или ошибки и требуется изменить способ их отображения.
Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
В диалоговом окне Параметры сводной таблицы щелкните вкладку Макет и формат, а затем в разделе Формат выполните одно или несколько из следующих действий:
Чтобы изменить способ отображения ошибок, установите флажок Для ошибок отображать. Введите в поле значение, которое нужно выводить вместо ошибок. Для отображения ошибок в виде пустых ячеек удалите из поля весь текст.
Чтобы изменить способ отображения пустых ячеек, установите флажок Для пустых ячеек отображать и введите в текстовом поле значение, которое будет отображаться в пустых ячейках.
Совет: Чтобы они оставались пустыми, удалите из поля весь текст. Чтобы отображались нулевые значения, снимите этот флажок.
Изменение способа отображения элементов и подписей без данных
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Вывод в группе Вывод выполните одно или несколько из следующих действий.
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в строках, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в строках.
Примечание: Этот параметр доступен только для источника данных OLAP.
Чтобы отображать или скрывать элементы без значений в столбцах, установите или снимите флажок Показывать элементы без данных в столбцах.
Примечание: Этот параметр доступен только для источников данных OLAP.
Можно выбрать стиль из большой коллекции стилей сводных таблиц. Кроме того, можно управлять чередованием в отчете. Быстрым способом применения единого формата во всем отчете является изменение числового формата поля. Также можно добавлять чередование (темного и светлого фона) строк и столбцов. Чередование может упростить восприятие и поиск данных.
Применение стиля для форматирования сводной таблицы
Быстро изменить внешний вид и формат сводной таблицы можно с помощью одного из готовых стилей сводных таблиц (или экспресс-стилей).
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы выполните любое из следующих действий.
Щелкните отображаемый стиль сводной таблицы или прокрутите коллекцию, чтобы увидеть другие стили.
Чтобы посмотреть все доступные стили, нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки.
Если нужно создать собственный стиль сводной таблицы, выберите команду Создать стиль сводной таблицы внизу коллекции, чтобы открыть диалоговое окно Создание стиля сводной таблицы.
Применение чередования для изменения формата сводной таблицы
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей сводной таблицы выполните одно из следующих действий:
Чтобы применить чередование строк со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся строки.
Чтобы применить чередование столбцов со светлым и темным фоном, установите флажок Чередующиеся столбцы.
Чтобы включить заголовки строк в стиль чередования, установите флажок Заголовки строк.
Чтобы включить заголовки столбцов в стиль чередования, установите флажок Заголовки столбцов.
Удаление стиля или формата чередования из сводной таблицы
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Конструктор в группе Стили сводной таблицы нажмите кнопку Дополнительные параметры внизу панели прокрутки, чтобы отобразить все доступные стили, и выберите команду Очистить внизу коллекции.
Условное форматирование данных в сводной таблице
Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, шаблонов и тенденций. Условное форматирование помогает давать ответы на определенные вопросы о данных. При использовании условного форматирования в сводной таблице необходимо учитывать ряд важных моментов.
При изменении макета сводной таблицы путем фильтрации данных, скрытия, свертывания и развертывания уровней либо перемещения полей условное форматирование сохраняется до тех пор, пока не будут удалены поля базовых данных.
Область действия условного формата для полей в области Значения может быть основана на иерархии данных и определяется всеми видимыми дочерними элементами (нижестоящим уровнем в иерархии) родительского объекта (вышестоящим уровнем в иерархии) в строках для одного или нескольких столбцов или в столбцах для одной или нескольких строк.
Примечание: В иерархии данных дочерние элементы не наследуют условное форматирование от родительских, а родительские — от дочерних.
Задать область действия условного формата для полей в области Значения можно тремя способами: по выделению, по соответствующему полю и по полю значения.
Включение форматирования сервера OLAP
Если вы подключены к базе данных Microsoft SQL Server Analysis Services Online Analytical Processing (OLAP), вы можете указать, какие форматы сервера OLAP следует извлекать и отображать вместе с данными.
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Данные нажмите кнопку Изменить источник данных и выберите пункт Свойства подключения.
В диалоговом окне Свойства подключения на вкладке Использование в разделе Форматирование сервера OLAP выполните одно из следующих действий.
Чтобы включить или отключить форматирование чисел, таких как денежные значения, даты и время, установите или снимите флажок Числовой формат.
Чтобы включить или отключить стили шрифта, такие как полужирный, курсив, подчеркнутый и зачеркнутый, установите или снимите флажок Стиль шрифта.
Чтобы включить или отключить цвета заливки, установите или снимите флажок Цвет заливки.
Чтобы включить или отключить цвета текста, установите или снимите флажок Цвет текста.
Сохранение и игнорирование форматирования
Щелкните в любом месте сводной таблицы.
На ленте откроется вкладка Работа со сводными таблицами.
На вкладке Анализ или Параметры в группе Сводная таблица нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Макет и формат в группе Формат выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы сохранить макет и формат сводной таблицы для применения при каждом выполнении операции со сводной таблицей, установите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
Чтобы игнорировать макет и формат сводной таблицы и возвращаться к стандартному макету и формату при каждом выполнении операции со сводной таблицей, снимите флажок Сохранять форматирование ячеек при обновлении.
Примечание: Хотя этот параметр также влияет на форматирование сводных диаграмм, линии тренда, подписи данных, пределы погрешностей и другие изменения определенных рядов данных не сохраняются.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Условное форматирование из сводной таблицы Excel
В данном примере мы будем использовать данные из сводной таблицы в качестве критерия для условного форматирования значений Excel. Эта статья является продолжением для примера: Форматирование сводной таблицы Excel для планирования продаж.
Подготовка плана продаж для условного форматирования
Создадим лист под названием «Шаблон анализа» как указано ниже на рисунке:
Важно чтобы в диапазоне A2:A5 находились имена тех самых клиентов, а в диапазоне B1:F1 – наименование тех самых товаров. В диапазон ячеек B6:G6 вводим формулы: =СУММ(B2:B5). А диапазон G2:G5 заполняется формулами: =СУММ(B2:F2).
Примечание. Для быстрого заполнения указанных выше диапазонов ячеек формулами удобно использовать комбинацию клавиш CTRL+Enter. Сначала выделяем диапазон B12:F12 так чтобы активной осталась ячейка B12 (то есть с нее начинаем выделять диапазон). Нажимаем клавишу F2 вводим формулу =СУММ(B2:B11) и нажимаем комбинацию горячих клавиш CTRL+Enter. Благодаря этому выделенный диапазон сам автоматически заполняется формулами и подставляет нужные ссылки в параметрах функции СУММ. Аналогично выполняем эти действия для автоматического заполнения формулами диапазона G2:G11.
Таблица для планирования продаж будет рассчитана на рост +5% по отношению к предыдущему году. Поэтому ее значения будут увеличены на 5%. Для того чтобы комфортно корректировать план следует записать предполагаемый уровень роста в отельную ячейку и присвоить ей имя. Ссылаясь в формулах на имя этой ячейки, мы можем изменять параметры плана с 5% на любой другой уровень роста. Для этого в ячейку H1 введем текст «Уровень роста», а в ячейку H2 вводим 5%. После чего не убирая курсор с ячейки H2 выберите инструмент: «ФОРМУЛЫ»-«Определенные имена»-«Присвоить имя» и в поле «Имя:» введите значение «урРост» (или просто введите слово «урРост» в поле имен при активной ячейке H2).
Так как данный лист будет содержат дополнительные анализы, то желательно убрать сетку с листа. Для этого снимите галочку с опции: «ВИД»-«Показ»-«Сетка»:
Шаблон для аналитического планирования продаж – готов.
Загрузка данных для шаблона анализа
Теперь подготовим данные:
- На новый лист скопируйте данные из таблицы ниже во фрейме:
- На основе этих исходных данных создадим сводную таблицу: «ВСТАВКА»-«Сводная таблица»
- Сразу после создания нового листа со сводной таблицей присваиваем новые имена и для листа, и для сводной таблицы. Чтобы переименовать лист щелкните правой кнопкой мышки по ярлычку нового листа и выберите из контекстного меню опцию «Переименовать». Потом введите новое имя «Сводный отчет» и нажмите клавишу Enter для подтверждения переименования листа.
- Чтобы наша сводная таблица отображала нужные нам данные в соответственном порядке, упорядочиваем значения в полях:
Параметры полей значений в сводной таблице:
- в полю СТРОКИ – значения Клиент и Год;
- в полю КОЛОННЫ – значения Товар;
- в полю ЗНАЧЕНИЯ – Количество.
Автоматически созданная сводная таблица имеет весьма нечитабельный вид и очень плохо воспринимается для визуального анализа данных. При желании ее можно отформатировать сводную таблицу. В результате получаем примерно такую картинку:
Теперь, когда данные подготовлены возвращаемся на шаблон анализа. Автоматически заполним табличную часть, сложной формулой которая ссылается на имя «Рост» и сводную таблицу на листе «Сводный отчет». Предварительно выделите диапазон табличной части B2:F11 так чтобы активной была ячейка B2. Потом нажмите клавишу F2 и введите формулу:
После ввода формулы нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter.
Данная формула использует функцию =ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(). Название данной функции говорит само за себя. В первом аргументе указывается поле для исходных данных (КОЛИЧЕСВТО). Во втором аргументе следует указать любой диапазон сводной таблицы (‘Сводный отчет’!$A$3). Третий аргумент содержит в себе пару поле/элемент которая описывает данные запроса (например, «Год»;2014). В данном примере год товара и клиента должен быть тот-же 2014. Выбор клиента и товара будет постоянно изменяться – соответственно. Поэтому следует их параметризировать смешанными ссылками: $A2 – для клиента и B$1– для товара.
В данном шаблоне изначально было запроектировано, что бюджетирование будет учитывать рост продаж для следующего года +5%. Поэтому в формуле мы умножаем функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ() на (1+урРост). Ведь рост — это имя ячейки, которая в данный момент содержит значение 5%. Вся эта формула помещается внутрь функции =ЕСЛИОШИБКА(). Благодаря ей все ошибочные результаты вычисления будут заменятся на значение 0. Например, если определенный клиент не покупал определенный товар в 2014 году, тогда формула возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. Но благодаря функции ЕСЛИОШИБКА мы просто получим 0.
Шаблон анализа с условным форматированием
На последнем этапе создания таблицы планирования бюджета продаж мы сконструируем механизм, который проинформирует пользователя о:
- Изменено значение продаж в соответствии с настройками (рост продаж +5% или больше).
- Изменено значение продаж на меньше установленного роста 5%.
Для первого условия формат значений будет изменен на зеленый шрифт, а для второго – красный. В обоих случаях будем применять условное форматирование чтобы экспонировать цветом изменения. Для этого:
- Выделите диапазон табличной части B2:F11 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».
- В появившемся окне «Создание правила форматирования» активируйте опцию «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
- В поле ввода вводим формулу: ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(«Количество»;'Сводный отчет'!$A$3;»Клиент»;$A5;»Товар»;E$1;»Год»;2014)*(1+урРост)’ >
- Нажмите на кнопку «Формат», чтобы задать зеленый цвет для шрифта значений ячеек.
Теперь создаем второе правило для этого же диапазона табличной части. Выполняем все те же действия, только в третьем пункте вводим другую формулу:
А в четвертом пункте указываем красный цвет шрифта формата ячеек. Для предварительной проверки откройте «Диспетчере правил». Для этого выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами»
В результате получаем эффективный конструктор для планирования бюджета продаж. Теперь мы видим, что в ячейке B2 слишком маленькое значение и в ячейке C2 соответственно:
В ячейке H2 можем изменять значения (например, вместо 5% вводим 7%) и после нажатия клавиши Enter сразу получаем новый отчет для анализа.
Все описанные таблицы и формулы можно рассмотреть более детально в готовом примере скачав ниже по ссылке файл Excel.
Условное форматирование в сводных таблицах
В версиях Excel, предшествующих Excel 2007, условное форматирование позволяло всего лишь динамически изменять цвета или текстовое форматирование значений в ячейках в зависимости от заранее заданных условий. [1] В Excel 2007 средства условного форматирования были значительно расширены возможностями визуализации, включая использование в ячейках гистограмм, цветовых шкал и наборов значков. Эти новые средства позволяют создавать окна в стиле управляющих консолей, позволяющих быстро найти информацию, выделенную самыми различными цветами и оттенками. И что более важно, теперь условное форматирование эффективно применяется в сводных таблицах. В частности, это означает применимость условного форматирования не только к данным, но и к структуре сводной таблицы в целом.
Прочитав эту заметку, вы научитесь применять средства условного форматирования в сводных таблицах, что позволит создавать красочные интерактивные презентации, не требующие применения сводных диаграмм. Начнем с простого примера сводной таблицы (рис. 1). Предположим, требуется в графическом виде получить отчет, который позволил бы менеджерам ознакомиться с объемами продаж, совершенными в каждом временном периоде. Для решения этой задачи можно создать сводную диаграмму либо воспользоваться условным форматированием. В рассматриваемом примере обратимся к упрощенному сценарию и выберем условное форматирование (гистограммы).
Рис. 1. Исходная сводная таблица
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel
Сначала выделите все ячейки, которые подлежат условному форматированию; в нашем примере С4:С17. Перейдите на вкладку ленты Главная в группу Стили и щелкните на кнопке Условное форматирование (рис. 2).
Рис. 2. Для значений сводной таблицы выберите условное форматирование в виде гистограммы
В области сводной таблицы появятся гистограммы наряду со значениями в поле Сумма по полю Объем продаж2. Чтобы отобразить одну лишь гистограмму, выполните следующие действия.
- Щелкните на кнопке раскрывающегося меню Условное форматирование, и выберите пункт Управление правилами.
- В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите только что созданное правило Гистограмма и щелкните на кнопке Изменить правило.
- Установите флажок Показывать только столбец (рис. 3).
Рис. 3. Установите флажок Показывать только столбец, чтобы отображать только гистограммы
В ячейки добавляется набор гистограмм, соответствующих хранящимся в них значениям (рис. 4). Немного напоминает горизонтальную гистограмму, не правда ли? Самое удивительное, что при фильтрации данных (например, рынков сбыта), осуществляемой в области ФИЛЬТРЫ, гистограммы динамически обновляются в соответствии с набором выбранных рынков сбыта. Вы можете переименовать заголовки столбцов сводной диаграммы, а также выбрать по своему усмотрению ширину столба Гистограмма.
Рис. 4. Гистограммы условного форматирования
Просто удивительно, что можно задать условное форматирование, не настраивая многочисленные параметры в соответствующем диалоговом окне. Excel 2013 включает большое количество заранее разработанных сценариев, которые помогут сэкономить рабочее время, избавив от необходимости настройки критериев условного форматирования вручную. Например, для создания условных гистограмм, описанных выше, в программе используется специальный алгоритм, который определяет минимальное и максимальное значения выделенного диапазона, а затем на основе полученной информации определяет условные уровни для каждой гистограммы.
В следующем списке приведены готовые сценарии условного форматирования:
- 10 первых элементов;
- первые 10%;
- 10 последних элементов;
- последние 10%;
- выше среднего;
- ниже среднего.
Чтобы удалить примененное ранее условное форматирование, поместите курсор в сводную таблицу, перейдите на вкладку Главная, щелкните на кнопке Условное форматирование и выберите в раскрывающемся меню команду Удалить правила → Удалить правила из этой сводной таблицы (см. рис. 2).
Создание пользовательских правил условного форматирования
Следует отметить, что в применении условного форматирования вы не ограничены только заранее разработанными сценариями. Вы всегда можете создать собственные правила. Обратите внимание на исходную таблицу, представленную на рис. 5. В ней добавлено вычисляемое поле, определяющее значение выручки за час (подробнее см. Вычисляемые поля и вычисляемые элементы в Excel 2013).
Рис. 5. Исходная сводная таблица
В этом сценарии мы попытаемся отследить связь между общим объемом продаж и выручкой за час. Основная идея заключается в применении условного форматирования, облегчающего поиск различий и совпадений. Сначала поместите курсор в столбец Объем продаж. Перейдите на вкладку Главная и щелкните на кнопке Условное форматирование. Выберите команду Создать правило. На экране появится диалоговое окно Создание правила форматирования (рис. 6).
Рис. 6. Диалоговое окно Создание правила форматирования; установки по умолчанию
В этом диалоговом окне определяются ячейки с условным форматированием, задается тип применяемого правила и указываются параметры форматирования. Сначала нужно задать ячейки, в которых будет применяться условное форматирование. У вас небольшой выбор, включающий следующие три варианта:
- к выделенным ячейкам;
- ко всем ячейкам, содержащим значения «Объемпродаж». Условное форматирование применяется ко всем значениям в столбце Объем продаж, а также к промежуточным и общим итогам. Рекомендуется применять этот вариант в ходе анализа данных, для которых определяется среднее, процентное соотношение или другие величины, представляющие различные уровни одной и той же числовой величины.
- ко всем ячейкам, содержащим значения «Объем продаж» для «Рынок сбыта». Условное форматирование применяется ко всем значениям в столбце Объем продаж на уровне Рынок сбыта; при этом исключаются промежуточные и общие итоги. Его лучше всего использовать для анализа отдельных значений.
Названия Объем продаж и Рынок сбыта диалогового окна Создание правила форматирования изменяются от одной таблицы к другой и отражают названия полей, содержащихся в области столбцов и активных элементов данных.
В рассматриваемом примере третий вариант кажется наиболее удачным, поэтому установите переключатель ко всем ячейкам, содержащим значения «Объем продаж» для «Рынок сбыта» (рис. 7). В разделе Выберите тип правила укажите правило, согласно которому будет применяться условное форматирование:
- Форматировать все ячейки на основании их значений. Этот переключатель позволяет применять условное форматирование к ячейкам, содержимое которых соответствует заданному диапазону значений. Таким образом, значения в заданном диапазоне сравниваются с уже введенными в ячейках. Лучше всего применять его для определения отклонений в большом наборе данных.
- Форматировать только ячейки, которые содержат. Данный переключатель применяется для условного форматирования ячеек, удовлетворяющих определенным условиям. Обратите внимание на то, что в этом случае значения в ячейках не сравниваются с другими значениями. Чаще всего используется при сравнении всего набора данных с заранее заданной характеристикой.
- Форматировать только первые и последние значения. Играет важную роль при применении условного форматирования только к первым или последним нескольким значениям набора данных.
- Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего. Этот переключатель позволяет применять условное форматирование к значениям, большим или меньшим среднего значения, рассчитанного для набора данных.
- Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. В случае выбора этого варианта идентификация значений, к которым применяется условное форматирование, осуществляется согласно пользовательской формуле. Если значение ячейки, подставленное в формулу, приводит к получению результата ИСТИНА, то к такой ячейке применяется условное форматирование. Если же возвращается результат ЛОЖЬ, то условное форматирование к ячейке не применяется.
Рис. 7. Диалоговое окно Создание правила форматирования; установки по умолчанию
Учтите, что гистограммы, цветовые шкалы и наборы значков применяются только в случае, если выделенные ячейки форматируются на основе введенных в них значений. Это означает, что для использования указанных индикаторов необходимо установить первый переключатель, Форматировать все ячейки на основании их значений.
В выбранном нами сценарии будем обозначать проблемные области с помощью набора значков. Поэтому в качестве типа форматирования нужно выбрать параметр Форматировать все ячейки на основании их значений.
Наконец, нужно определить детальные параметры условного форматирования, для чего используются настройки раздела Измените описание правила. Чтобы добавить в проблемные ячейки значки, выберите в раскрывающемся меню Стиль формата значение Наборы значков. В раскрывающемся списке Стиль значка выберите стиль, применяемый для выполнения анализа. Стиль, заданный на рис. 7, идеально подходит в случаях, когда сводную таблицу невозможно полностью разукрасить разными цветами. В заданной конфигурации настроек программа будет добавлять разные значки, распределяя значения в ячейках по трем следующим категориям: >=67, >=33 и <33. Учтите, что в вашем конкретном случае граничные значения категорий можно легко изменить до необходимого уровня. В нашем сценарии выбраны значения, заданные по умолчанию. Щелкните ОК, чтобы применить условное форматирование к сводной таблице. Как видно на рис. 8, в сводную таблицу добавляются значки для быстрого определения категории, которой соответствует каждое значение.
Рис. 8. Условное форматирование применено к сводной таблице
Теперь примените такое же условное форматирование к полю Средняя выручка за час (рис. 9).
Рис. 9. Условное форматирование позволяет добиться весьма познавательных и важных результатов
Не спешите закрывать сводную таблицу и внимательно проанализируйте ее. В полученном представлении любой менеджер может легко отследить связь между общим доходом и выручкой за час. Так, например, менеджер рынка сбыта Сиэтл будет видеть, что его объем продаж наименьший, а выручка за час — наибольшая для рынка сбыта Денвер. Владея такой информацией, менеджер наверняка определит, что выручка за час, скорее всего, слишком высокая для его рынка. В противоположность ему менеджер с рынка Нью-Йорк будет знать, что его доход максимальный при довольно низкой выручки за час. Последняя характеристика вряд ли обрадует его, даже несмотря на лидерство по общему доходу. Заметьте, что вы получили интерактивный отчет, который можно настроить для каждого менеджера отдельно (подробнее см. заключительную часть заметки Фильтрация данных сводной таблицы в Excel 2013).
[1] Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 6.
Условное форматирование сводных таблиц
При работе со сводным таблицами следует помнить, что условное форматирование к ним применяется с определенной особенностью. Эта особенность прячется в очень маленьком и неброском элементе.
В качестве примера, выбрав значения следующей сводной таблицы применяем к ней классическое цветовое УФ (Главная -> Условное Форматирование -> Цветовые шкалы -> Цветовая шкала «Зеленый-Желтый-Красный»):
Если присмотреться, то можно увидеть этот самый неброский элемент для настройки примененного правила форматирования:
Несмотря на его маленький размер и невзрачность, этот элемент управления очень важен! Именно благодаря ему мы и можем сделать диапазон применения условного форматирования динамичным, то есть таким, чтобы он отслеживал изменения размера сводной таблицы и протягивал правило форматирования в соответствии с новым размещением значений. Это очень важно, так как если применить условное форматирование обычным образом (как я это сделал в скриншоте), условное форматирование применяется к статичному диапазону, который совсем никак не реагирует на изменения сводной таблицы.
Поэтому, чтобы сделать диапазон динамичным, щелкаем по показанному элементу управления и выбираем одну из указанных ниже опций:
Настройка «Ко всем ячейкам, содержащим значения «Выручка»» привязывает условное форматирования абсолютно ко всем значениям выручки, в том числе и к общему итогу:
Последний же вариант применяет условное форматирование лишь к значениям отдельных городов (что в нашем примера и имеет смысл):
Теперь, даже если мы меняем размещение полей, Excel всегда знает, к какому именно диапазону следует применять условное форматирование. Вот, например всё та же сводная таблица, только теперь поле «Город» находится в разделе столбцов:
Вот такая особенность работы УФ со сводными таблицами. При этом, есть еще пара особенностей применения УФ к сводным таблицам, которые имеют множество полей как в разделе строк, так и в разделе столбцов. О них (а также о всём рассказанном выше, но в наглядной форме) я рассказал вот в этом видео, предлагаю его посмотреть:
582 поста 13.7K подписчиков
Правила сообщества
2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества
3. Проявлять уважение к пользователям
4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.
По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях
Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.
Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.
Ответ на пост «Помощь в формировании Таблицы на основе 2 таблиц»
Если по-простому, формулами, то так:
Таблицу 3 переделываем в другой вид:
Это будет состав детали, даты будем добавлять вправо.
(Таблица соответствия количества материала количеству детали)
Таблица 2 тогда будет выглядеть так:
(тупо суммируем кол-во материалов на дату)
1. Важно чтобы во всех 3-х таблицах даты были синхронизированы, чтобы можно было протягивать формулы не опасаясь что-то поломать.
2. Важно следить чтобы в составе (таблица 3) не было дубликатов пар — [деталь — материал] (желтые столбцы), иначе объем задваиваться будет.
Сумма итогов, чтобы её не переписывать каждый раз (в ячейке H2) — может выглядеть так:
Ответ на пост «Excel, делим покупки на несколько человек»
И так господа, перед Вами методичка по распиливанию затрат после попоек.
Разработана она мною, но на копирайт не претендую.
Ситуация проста: Пятница, Вы собрались пошуметь. Заказаны «стартовые» места, собрана компания друзей, сняты ограничения с карточек, побрились, подмылись, вызвали такси и поехали!
Сразу рекомендация: договоритесь как будете делить счёт. Вполне возможно, что в вашей компании тот, кому завтра платить за ипотеку. И он вообще в принципе не собирается много тратить.
Помните, между друзьями не должно быть обид или споров по денежным вопросам. Если у вас в компании есть друг, не желающий сопровождать общий счёт, объясните ему, что он сам платит за себя и главное платит СРАЗУ! Принесли счёт в ресторане, он сам запоминает и считает сумму напитого и наеденного и СРАЗУ кидает на стол деньги, а ещё фиксит это, например в общем чате. Кстати, общий чат — это тема. История с карточками — это хорошо, но налом платить в некоторых местах безопасней. Кидайте сразу в общий чат, кто, сколько и главное, за что заплатил. Поверьте, с утра вам будет не до воспоминаний, да и не всё вспомнить. Не забывайте о конспирации! Нельзя писать «3000 Диме на приват». Продумайте заранее все фразы и договоритесь об обозначениях.
Вы проснулись в субботу, в обед с привкусом тухлых кошачьих носков во рту, тремя размытыми печатями, двумя клубными браслетами и одной татуировкой с рожей чихуахуа на правом бедре. На карте минус месячный доход. Но вы всё предусмотрели, поэтому гоу в чат и историю операций с карты в приложении банка.
Помните! Очень большая вероятность, что вы вчера платили за всех и вам все должны (что не факт). В этом случае не один из ваших друзей чисто морально не хочет к похмелью ещё добавлять чувство долга! Поэтому от того, как быстро вернёте деньги зависит только от вас. Теперь вы коллектор и начинаете обзвон друзей.
1. Кидаем в чат позывной. Кто, за что, вчера платил.
2. Открываем Excell и создаём следующую таблицу:
И так: Перед вами таблица со следующими параметрами:
Столбец «Событие» — кратко фиксим события оплаты;
Столбцы «Участники» — все, кто присутствовал на пьянке;
Столбец «Сумма» — Общая сумма к разделу;
Столбец «N» — кол-во человек участвующих в разделе;
Столбец «Проверка» — собственно сумма всех сумм в столбцах B-E = 0.
Если пьянка длилась несколько дней (например Нашествие), то слева ещё вставляется таблица «Дата».
Допустим начали сначала Вася, Петя, Игорь. Зашли в Кафе, пожрали, да выпили на 9500 рубликов. Платил Петя.
Тогда для Пети пишется формула:
Для всех, кто учувствовал пишется формула:
В результате получаем:
Все кто с минусом — те в долгах;
Кто с плюсом -тот кредитор.
Формулы с $ помогают просто копипастить ячейки, и заполняя только столбцы Сумма и N, долбить долг дальше по событиям:
Как мы видим, в пабе к нам пришёл ещё Ваня.
Дальше из караоке идём в клуб. Ваня цепляет тёлку, Вася уезжает домой.
Для этого вводим ещё один столбец а с Васей прощаемся. В клубе мы оставляем 15 к.
Ваня с «Ваней — 2» уезжают, а Петя и Игорь идут:
После стрипухи все возвращаются в кафе на завтрак, при этом по дороге подбирая уже сбежавшего под утро Ваню. В кафе решают платить по честному! Поэтому каждый платит за то, сто съел (Платит Ваня):