Как восстановить задачу в битрикс 24

Мой любимый Битрикс24

В моем блоге вы найдете информацию о нестандартных способах решения различных задач, а также о том, что нового появляется в Битрикс24!

Восстановление удаленной задачи в коробочном Битрикс24

• Получить ссылку
• Facebook
• Twitter
• Pinterest
• Электронная почта
• Другие приложения

В Битрикс24 нет возможности восстановить удаленную задачу через публичный интерфейс. Но с правами администратора это достаточно просто сделать через админку)

Пример случайно удаленной задачи с ID=5947:

• Получить ссылку
• Facebook
• Twitter
• Pinterest
• Электронная почта
• Другие приложения

Комментарии

Стоит учесть, что при удалении задачи, часть информации все таки удаляется: комментарии, вложенные файлы, соисполнители, наблюдатели, теги и тд (http://bxapi.ru/src/?module_id=tasks&name=CTasks%3A%3ADelete).
Так что, если нужно полностью сохранять задачу, то лучше использовать событие "OnBeforeTaskDelete".

Спасибо за информацию)

использовать событие "OnBeforeTaskDelete".

Это как? Как полностью восстановить задачу?

Добрый день!
Если на портале часто бывает проблема с удалением задач, то в обработчике "OnBeforeTaskDelete" можно прописать дополнительную логику, например, для отмены удаления.

Но если задачу уже удалили, при этом дополнительной логики в "OnBeforeTaskDelete" прописано не было, то для восстановления задачи этот обработчик не поможет.

Восстановила задачу по вашей схеме, а ответственный все равно ее не видит. Только я ее вижу на правах админ. Не подскажете, что делать?Спасибо!

Катерина, здравствуйте!
Проверила ещё раз: моя восстановленная задача видна ответственному.

Работа с задачами в Битрикс24

Задачи в CRM — основной инструмент для планирования и контроля действий сотрудников компании. В Битрикс24 есть гибкая система управления задачами позволяющая:

• Отслеживать время, занятость и качество работы подчиненных.
• Контролировать и управлять стадиями проекта.
• Создавать регулярные или периодические задания для работников с помощью шаблонов.
• Разрабатывать персональные или групповые задания, а также распределять их сроки исполнения.
• Отслеживать и анализировать общую картину работы предприятия.

Сегодня мы подробно рассмотрим как правильно пользоваться задачами в Битрикс24. Как распределить нагрузку на подчиненных, контролировать сроки исполнения и следить за продвижением проекта.

Как поставить задачу в Битрикс24?

Создать задачу, назначить ответственных и контролировать этапы выполнения можно через раздел в главном меню «Проекты». Чтобы создать новую задачу переходим в раздел и выбираем «Добавить», либо нажимаем на значок молнии для экспресс-создания.

В первом случае открывается новое диалоговое окно, в котором необходимо:

1. Установить название для задания.
2. Определить цель, предоставить данные по задаче.
3. Выбрать степень приоритета процесса.
4. Назначить ответственного сотрудника или группу лиц.
5. Установить сроки выполнения.

В нижнем левом углу галочкой можно отметить настройки как готовый шаблон. Это удобно для управления регулярными или периодическими процессами.

Для быстрой постановки несложных заданий можно воспользоваться экспресс-формой. При нажатии на значок молнии появится форма для заполнения.

В первую очередь задается имя и вводится ее описание, далее можно объединить процесс в рамках какого-либо проекта. Напротив названия нового процесса указывается крайний срок выполнения, а также ответственные сотрудники.

Дополнительные настройки

Отдельное внимание требуется уделить дополнительным настройкам, расширяющим возможности типовой задачи. При работе с задачами в Битрикс24 в разделе «Дополнительно» можно:

• Связать задание с проектом.
• Запустить учет времени для процессов с дедлайном.
• Добавить напоминание ответственному сотруднику через сообщение или email.
• Определить процесс как регулярный, назначить как подзадачу или связать с другим.
• Добавить теги, а также пользовательские поля.
• Определить CRM, в котором будет отображаться назначенный процесс.

Кроме того, при работе с описанием процесса можно задать чек-лист, а во время планирования сроков — изменить логику обработки задания в CRM. Например, разрешить исполнителю менять сроки, добавить задание в план или в избранное и т. д.

Все задания, формируемые в Битрикс, напрямую связаны с другими функциями CRM. К примеру, новые задания автоматически добавляются в рабочие группы и обсуждения Живой ленты. Процессы с запланированным графиком и сроками сдачи вносятся в глобальный и персональный календарь для каждого ответственного сотрудника. При необходимости обменяться файлами в рамках задания задействуется Битрикс.Диск.

Роли сотрудников в задачах

Для выполнения задания в группах определяются роли сотрудников. Всего в Битрикс24 задачи предполагается 4 типа участников:

• Постановщик — лицо, контролирующее ход выполнения задания, является куратором и администратором процесса. По умолчанию постановщиком назначается создатель задания, однако можно назначить любого другого сотрудника из штата корпоративного портала.
• Ответственный — основной исполнитель процесса, который несет ответственность за качество и сроки выполнения. В зависимости от предоставленных прав доступа постановщиком, ответственный может добавлять соисполнителей, либо менять статус и сроки задания.
• Соисполнители — для выполнения сложных или многоэтапных поручений могут назначаться соисполнители. Помощники ответственного лица могут оставлять комментарии в задании, корректировать чек-лист, оставлять ссылки или отправлять документы.
• Наблюдатели — сотрудники, которые имеют право доступа к отслеживанию статуса проекта, однако не могут вмешиваться в выполнение. Наблюдатели могут только оставлять комментарии для соисполнителей. Часто наблюдателем ставится руководитель всего проекта или ответственный за текущий процесс.

Распределение ролей в Битрикс осуществляется в настройках задания сразу после описания. Для этого необходимо рядом с ответственным лицом активировать элементы с остальным ролями.

При этом роль ответственного и постановщика могут иметь только по 1 сотруднику. Соисполнителями и наблюдателями в проекте могут быть любое количество пользователей Битрикс24.

Обзор меню задач

Основное меню в Битрикс24 расположено в верхней вкладке раздела с правой стороны. В меню отображается основной инструментарий и функциональность раздела, часть опций скрыта под вкладкой «Еще».

Инструментарий меню следующий:

• Проекты — раздел отображает проекты, к которым имеет доступ сотрудник компании. Во вкладке отображается количество поручений и текущая стадия проекта, анализ эффективности сотрудника, участники и сроки.

• Канбан — доска канбан отображает все этапы задания согласно пройденным стадиям. Инструмент позволяет оптимизировать работу над проектами и упростить отслеживание стадий по каждой задаче.

• Эффективность — оценка эффективности рассчитывает качество работы каждого сотрудника компании. Расчет показателя основывается на количестве завершенных, текущих и просроченных заданий, и позволяет определить руководителю наиболее успешного сотрудника для, например, премирования.

• Приложения — раздел перенаправляет пользователя в Маркетплейс Битрикс24, в котором можно скачать приложения для расширения функциональности корпоративного портала. В каталоге Маркетплейс представлен обширный ассортимент программ по автоматизации, интерактивных помощников и т. д.

• Занятость — элемент по умолчанию скрыт. Раздел отображает график со сроками исполнения каждого задания для каждого сотрудника. График можно корректировать по типу поручений, отчетному периоду, ответственному сотруднику или целому отделу.

• Отчеты — скрытый элемент, позволяющий получить отчетность по любому действию в CRM. По умолчанию Битрикс24 выводит 6 типовых отчетов, однако встроенный инструментарий позволяет разработать даже сложносоставные отчеты. Любой отчет дополнительно можно импортировать.

• Шаблоны — инструмент для разработки и планирования периодических или регулярных задач. Инструментарий шаблонов позволяет быстро создавать задания или подзадания по готовому сценарию, а также автоматизировать любой процесс при необходимости.

• Корзина — раздел, в котором хранятся все удаленные задания. Опционально каждое задание можно восстановить или полностью удалить. Главный администратор корпоративного портала имеет право доступа к корзине каждого сотрудника.

Задачи в Битрикс24 позволяют разработать алгоритм и выстроить последовательность для работы с проектами любого уровня сложности. Более того, каждое действие может быть полностью автоматизировано.

При необходимости каждый работник может настроить меню индивидуально. Для этого во вкладке «Еще» выбираем «Настроить меню», после чего проводим настройку и сохраняем изменения. Любой элемент из меню «Проекты» можно сделать главным в разделе или закрепить в левой колонке Битрикс24.

Статусы задач

В верхней шапке раздела слева от меню задач расположены статусы. Верхняя строка отвечает за этапы, на которых находится исполнитель при работе с заданием.

Вкладки отображаются для каждого сотрудника индивидуально и определяются его правами доступа в соответствии с назначенными ролями в проекте. Логика распределения статусов следующая:

• Делаю — раздел, в котором отображается количество активных поручений для исполнителя.
• Помогаю — раздел, определяющий в скольких заданиях работник назначен соисполнителем.
• Поручил — вкладка определяет количество заданий, в которых сотрудник считается постановщиком.
• Наблюдаю — раздел, показывающий в скольких заданиях сотрудник был выбран наблюдателем и контролирует ход работы над процессом.

Над каждой вкладкой могут отображаться числовые индикаторы.

Индикаторы служат для информирования работника о необходимости уделить повышенное внимание поставленной задачи. Индикаторы появляются при постановке нового, еще не просмотренного процесса, или в случае окончания срока, назначенного на выполнение.

Шаблоны задач

Постановка задач в Битрикс24 может быть полностью или частично автоматизирована за счет использования шаблонов. Применение шаблонов позволяет ускорить работу с типовыми процессами и не тратить время сотрудников на заполнение шаблонных пунктов.

Чтобы создать и запустить шаблон:

• Переходим в меню «Еще» — «Шаблоны».

• В разделе находятся старые, уже созданные шаблоны — отсюда их можно отредактировать или удалить. Чтобы создать новый нажимаем «Добавить».

• В открывшемся диалоговом окне указываем название шаблона и вводим описание для задания. При необходимости также можно прикрепить документацию или создать подробный чек-лист. Внизу описания также назначается ответственное лицо, добавляются сотрудники и определяется срок выполнения.

• Внизу через вкладку «Дополнительно» можно расширить настройки шаблона. Например, определить к какому проекту и CRM будет относиться шаблон, назначить учет времени, заполнить теги и пользовательские поля. Отдельно можно связать задачи и подзадачи, назначить права доступа.

• После заполнения листа сохраняем настройки — в разделе «Шаблоны» появится новый элемент для создания задач. В Битрикс24 ограничения на количество шаблонов нет: можно разработан один универсальный шаблон или несколько под каждый сценарий действий.

Чтобы автоматизировать процесс, достаточно в настройках выбрать опцию «Сделать задачу регулярной». Во всплывающем окне потребуется настроить время и интервал запуска задания, назначить дату окончания или количество повторений.

По окончании настройки шаблона все изменения необходимо сохранить.

Что в итоге?

CRM Битрикс24 позволяет детально проработать задачи по любому действию для каждого проекта. Настройка задач позволяет облегчить контроль сотрудников и оптимизировать работу над проектом, а при использовании шаблонов — автоматизировать большинство процессов.

Компания Первый БИТ проводит настройку и автоматизацию корпоративного портала Битрикс24. Проводим внедрение любой сложности и поможем настроить задачи для вашей компании. При необходимости также дорабатываем CRM и обучаем ваших сотрудников.

Удаленные сделки и задачи в Битрикс24:
где искать?

Постоянная работа в системе подразумевает скопление различных файлов, сделок, задач. В большом количестве информации может возникнуть необходимость ее удаления. Бывает, что случайным образом под удаление попадает нужная задача или сделка. В этой статье мы подробно расскажем о функциях корзины в CRM, задачах и диске, сколько хранятся и как восстанавливать удаленные сделки и задачи в Битрикс24.

Удаленные сделки и задачи в Битрикс24

Все удаленные сделки и задачи в Битрикс24 попадают в корзину. В корзину CRM попадают удаленные лиды, сделки, контакты, компании и дела. Перед тем, как элементы окончательно сотрутся из Битрикс24, Вы можете воспользоваться корзиной на портале Битрикс24 и восстановить нужный элемент.

Это важно!

Права на удаление элементов CRM настраиваются отдельно: CRM -> Настройки -> Права -> Права доступа

Перейти в корзину CRM можно по адресу: CRM -> Еще -> Корзина

Поиск удаленных сделок через раздел CRM в Битрикс24. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Перед Вами откроется корзина CRM. Список содержит основную информацию — ID удаленной сущности, название и тип элемента, время удаления, а также имя сотрудника, который произвёл удаление.

Важно знать, что файлы в корзине CRM хранятся в течении 30 дней после удаления. Рекомендуем поставить регулярное уведомление о проверке своей корзины, чтобы не допустить потери нужных файлов.

Корзина в CRM. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Обратите внимание!

Каждый пользователь видит только те элементы, которые он сам удалил. Администратор портала Битрикс24 имеет доступ к списку всех удалённых элементов по каждому сотруднику.

Каждый элемент в корзине можно восстановить или удалить окончательно. Удалять элементы корзины окончательно может только администратор. Восстановление элементов корзины доступно только на коммерческих тарифах. Данный функционал также доступен только администратору портала.

Это интересно:

При восстановлении элемента CRM из корзины его ID номер изменяется

Востановление или удаление элементов корзины в CRM. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Вы можете отключить корзину для отдельных сущностей CRM. В таком случае удаленные элементы будут сразу полностью удаляться с портала без карантинного времени и возможности восстановления.

CRM -> Еще -> Настройки -> Другое -> Прочие настройки -> Настройки корзины.

Настройка корзины в CRM. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Удаленные задачи в Битрикс24

Все удаленные задачи Битрикс24 перемещаются в Корзину задач. Вы можете восстановить их, либо удалить окончательно вне зависимости от срока удаления. Для корзины задач отсутствует карантинный период, задачи хранятся в корзине до ее очистки.

Как это работает?

Переходим в раздел «Задачи и проекты». В верхней панели меню нажимаем на Корзину, здесь находятся все удаленные задачи. С помощью фильтра можно настроить период удаления, пользователя, название или тип (задача или шаблон задачи). Обратите внимание, что удаленная задача отобразится в портале у того, кем было совершено удаление. Окончательное удаление доступно только администратору, постановщику и руководителю постановщика.

Удаленные задачи. Скриншот интерфейса Битрикс24 с портала автора

Восстановление или удаление задач происходит по такому же принципу как с элементами в CRM. Выберите из списка необходимые задачи и нажмите Восстановить или Удалить.

Корзина на диске в Битрикс24

Любой диск на портале Битрикс24 имеет корзину. Перед окончательным удалением, файлы попадают в корзину. В течение 30 дней возможно осуществить восстановление удаленных файлов. Перейдите в Диск и нажмите на кнопку Корзина, выберите необходимый файл для восстановления (смотрите изображения в карусели)

Работа с резервными копиями в Битрикс24

Мы рассмотрим процесс создания резервной копии как средствами веб-интерфейса, так и вручную (дамп базы данных и копирование файлов). Также мы выполним восстановление работы Битрикс24 с помощью созданных архивов.

Подразумевается, что у нас уже развернут портал Битрикс24. Иначе, читаем инструкцию Установка CRM Битрикс24 на Linux CentOS.

Резервное копирование

Мы рассмотрим два варианта создания резервной копии для портала Битрикс24 — посредством графического веб-интерфейса и с помощью командной строки Linux.

Веб-интерфейс

Входим в панель управления и переходим в разделы Рабочий стол — Настройки — Инструменты — Резервное копирование — Создание резервной копии. На вкладке Резервное копирование:

. выбираем размещение копии и кликаем по Создать резервную копию:

Ждем его завершения. После, части архива будут помещены в каталог /home/bitrix/www/bitrix/backup.

Для автоматического резервного копирования переходим в разделы Рабочий стол — Настройки — Инструменты — Резервное копирование — Регулярное резервное копирование и включаем его. В настройках также можно выбрать хранение бэкапа на локальном компьютере или в облаке Битрикс.

Ручное резервное копирование

Чтобы сделать резерв Битрикс24, необходимо скопировать файлы портала Битрикс, а также создать дамп базы данных. Рассмотрим оба процесса по очереди.

1. Копирование файлов. Нам нужно скопировать содержимое каталога /home/bitrix/www, где /home/bitrix — базовый каталог установки Битрикс.

Ниже приведем различные примеры копирования.

а) простое копирование файлов:

cp -R /home/bitrix/www/* /backup/bitrix/www/

* в данном примере мы копируем содержимое каталога /home/bitrix/www в папку /backup/bitrix/www.

б) синхронизация файлов с помощью rsync:

rsync -avv /home/bitrix/www/ /backup/bitrix/www/

* в данном примере мы будем поддерживать в актуальном состоянии каталог /home/bitrix/www, копия которого будет храниться в папке /backup/bitrix/www.

в) создание архива:

tar -zcvf /backup/bitrix/archive.tar.gz /home/bitrix/www

* данная команда создаст архивный файл archive.tar.gz, сжав содержимое каталога /home/bitrix/www.

2. Создание дампа базы данных. Для начала, посмотрим имя базы данных:

cat /home/bitrix/www/bitrix/php_interface/dbconn.php | grep DBName

* где /home/bitrix — базовый каталог, куда установлен битрикс.

В моем примере строка вернула имя для базы bitrix_52, значит команда для создания дампа будет:

mysqldump -uroot -p bitrix_52 > /backup/bitrix/mysql.sql

* команда потребует ввести пароль от пользователя root (после установки веб-окружения битрикс24, пароль для суперпользователя был сохранен в файл /root/.my.cnf).

3. Скрипт для резервного копирования. Для примера, приведем следующий скрипт:

1. #!/bin/sh
2. PATH=/etc:/bin:/sbin:/usr/bin:/usr/sbin:/usr/local/bin:/usr/local/sbin
3. fdate=`date +%Y-%m-%d`
4. my_user='backup'
5. my_password='backup123!'
6. my_base='bitrix_52'
7. path_backup='/backup/bitrix'
8. mysqldump -u$my_user -p$my_password $my_base | gzip > $path_backup/mysql/my_$fdate.sql.zip
9. tar -zcf $path_backup/archive/ar_$fdate.tar.gz /home/bitrix/www

• fdate — текущая дата. Подставляется в название файлов резервных копий.
• my_user — пользователь для подключения к СУБД.
• my_password — пароль для подключения к СУБД.
• my_base — имя базы данных.
• path_backup — путь до каталога, куда складываем резервные копии.

Данный скрипт выполнит архивирование файлов и создания дампа базы данных.

Восстановление

Прежде чем выполнить восстановление портала, необходимо установить веб-окружения Битрикс. Для этого можно воспользоваться инструкцией Установка CRM Битрикс24 на Linux (первый подраздел).

Мы рассмотрим процесс восстановления с помощью веб-интерфейса и с помощью командной строки Linux.

Веб-интерфейс

Резервные копии хранятся в каталоге <путь установки битрикс>/www/bitrix/backup. В нашем примере это /home/bitrix/www/bitrix/backup. Переносим все файлы резервных копий в данную папку.

Переходим в панель управления по адресу https://<IP-адрес битрикс>/bitrix/admin. Затем в Рабочий стол — Настройки — Инструменты — Резервное копирование — Список резервных копий. Среди списка находим ту, которую перенесли на сервер, кликаем по значку меню слева от нее и выбираем Восстановить:

В следующем окне нажимаем ДАЛЕЕ для начала восстановления:

После распаковки файлов, мастер предложит ввести данные для восстановления базы данных — по умолчанию он подставит значения из файла dbconn.php:

Начнется процесс восстановления базы данных:

Ручное восстановление

Ручное восстановление, как и создание резервной копии, делается в два этапа — копирование файлов портала и восстановление базы данных. Рассмотрим эти процессы.

1. Восстановление файлов. Необходимо восстановить содержимое каталога /home/bitrix/www — для этого переносим в него содержимое одного из архивов.

Если мы взяли архив, созданный с помощью веб-интерфейса, то он будет разбит на части, при этом, не совсем корректно для Linux или некоторых программ для работы с архивами (например, 7zip) — номера частям архива присваиваются 1, 2, 3 . 200 . N. Необходимо переименовать части таким образом, чтобы они могли правильно сортироваться по имени, то есть 1 в 001, 2 — 002, 22 — 022 и так далее. В название первого архива (который заканчивается на tar.gz) добавляем 000 — получим . tar.gz.000. Теперь мы можем распаковывать архив, например, командой:

cat full_e92a233e.tar.gz* | tar -zxv -C /home/bitrix/

Если мы просто копируем данные, стоит обратить внимание, что в каталоге есть скрытые файлы, которые начинаются со знака точки. Команды переноса или копирования файлов, при использовании знака *, не учитывают скрытые данные — их нужно переносить отдельно. Поэтому если вы использовали именно такой подход для переноса данных, учитывайте данный нюанс.

После переноса данных, задаем права:

chown -R bitrix:bitrix /home/bitrix/www

* мы указали, что владелец каталога и всего его содержимого должен быть bitrix.

2. Восстанавливаем базу данных. Сначала смотрим содержимое файла dbconn.php:

* где /home/bitrix — базовый каталог, куда был установлен битрикс24.

Нам интересны следующие значения:

• $DBLogin — пользователь, под которым идет подключение к базе.
• $DBPassword — пароль для подключения к базе.
• $DBName — имя базы данных.

Подключаемся к базе:

* напоминаю, что после установки среды окружения битрикс24, пароль для суперпользователя mysql можно посмотреть командой cat /root/.my.cnf.

Создаем базу данных:

> CREATE DATABASE bitrix_52 DEFAULT CHARACTER SET utf8 DEFAULT COLLATE utf8_unicode_ci;

* где bitrix_52 — имя базы, которая указана в переменной $DBName (файл выше).

Создаем пользователя для доступа к базе:

> GRANT ALL PRIVILEGES ON bitrix_52.* TO 'bitrix0'@'localhost' IDENTIFIED BY 'rqHWvA1tepbFhu9G';

* данная команда создаст пользователя bitrix0 с паролем rqHWvA1tepbFhu9G для доступа к базе bitrix_52. Какие именно данные вводить мы должны увидеть в файле dbconn.php выше.

Выходим из sql-оболочки:

Теперь переносим дамп на новый сервер и выполняем восстановление базы данных, например, командой:

mysql -u root -p bitrix_52 < /backup/bitrix/mysql.sql

* в данном примере мы восстановим базу bitrix_52 из дампа /backup/bitrix/mysql.sql.

Возможные ошибки

Mysql query error: (1298) Unknown or incorrect time zone

Ошибка появляется в браузере при попытке открыть восстановленный портал.

Причина: при попытке выполнить команду SET GLOBAL time_zone в MySQL система не может найти в своей базе используемый часовой пояс.

Решение: загружаем информацию о часовых поясах в СУБД. Для этого просто выполним команду: