Как распечатать документ в файл (.pdf) в Windows
В случае отсутствия сетевого подключения к принтеру возникает необходимость сохранить документ в файл. Наиболее удобным для этого является формат PDF.
Для того, чтобы распечатать документ в файл PDF необходимо:
1. Открыть документ, который вы хотите распечатать;
2. На примере файла Excel (.xlsx) в Windows 10 необходимо выбрать «Файл» — «Печать»
3. В списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF«:
4. После чего нажмите кнопку «Печать» и сохраните печать в PDF-файл (например, test.pdf):
Если принтер «Microsoft Print to PDF» отсутствует в списке (рис.1), то необходимо его добавить вручную. Для этого (на примере Windows 10):
1. Через поиск открываем «Принтеры и сканеры«:
2. Нажимаем кнопку «Добавить новый принтер«:
3. Появится список доступных принтеров. В конце списка выберите «необходимый принтер в списке отсутствует«:
4. В окне «Установка принтера» выберите пункт «Добавить локальный или сетевой принтер с параметрами, заданными вручную«:
нажмите кнопку «Далее»
5. В списке «Использовать существующий порт:» выберите «FILE (Печать в файл)«:
нажмите кнопку «Далее»
6. В списке «Изготовитель» выберите «Microsoft«. В списке «Принтеры» выберите драйвер «Microsoft Print To PDF«:
нажмите кнопку «Далее«.
7. В следующем окне выберите «Использовать уже установленный драйвер (рекомендуется)» :
нажмите кнопку «Далее«.
8. Задайте имя принтера:
нажмите кнопку «Далее» и затем «Готово»
В случае, если вышеперечисленные действия не помогут — можно воспользоваться утилитой PDFPrinterSetup, после установки которой в списке принтером появится принтер PDF Printer с возможностью распечатать документ в PDF файл:
Что значит "печать в файл"?
При отсутствии подключенного принтера можно воспользоваться печатью в файл. Это означает, что система сформирует и сохранит ваш документ в определенном формате. Обычно получаемый файл имеет расширение PRN. Там содержатся управляющие последовательности для принтера, то есть та информация, прочитав которую, строчка за строчкой, принтер сможет без труда распечатать этот файл.
Изначально печать в файл применялась для интерфейса LPT. В последнее время популярнее стала опция печати в формате PDF.
Операционная система Windows имеет встроенный виртуальный принтер, предназначенный для таких целей. В диалоге печати следует выбирать Microsoft XPS Document Writer.
Следует отметить, что печать в файл сегодня является скорее архаизмом, чем необходимым функционалом.
Такой способ печати, как "печать в файл" используется в тех случаях, когда нет возможности распечатать документ на принтере или МФУ — например, закончилась краска или нет бумаги.
В этом случае создаётся специальный файл, имеющий определённый формат — например, *.prn. В нём сохраняются параметры печати (инструкции для принтера). Такой способ печати важен тогда, когда вы делаете документ в какой-то специфической программе, которой не будет на других компьютерах.
Если у вас используется pdf-принтер, то это будет тоже печать в файл — создаётся файл pdf, который затем легко можно будет открыть с помощью pdf-читалки или браузера (который имеет специальный плагин для работы с pdf).
На разных компьютерах могут быть разные программы, поэтому документ, сохраненный на съемном носителе, может легко открываться и редактироваться на одном компьютере и совершенно не читаться на другом компьютере. Такая проблема может быть даже при разных версиях одной и той же программы на разных компьютерах.
С файлами могут работать все компьютеры. Например, часто для просмотра используют браузеры.
Поэтому, если документ нужно распечатать, но это невозможно сделать с того компьютера, на котором документ был создан, иногда используют "печать в файл". То есть создаётся файл со всеми параметрами для корректной печати. Его легко можно будет распечатать где угодно, наличие специальных программ не потребуется.
Выбрать "печать в файл" можно в "настройках печати". Чтобы переключить печать обратно на принтер, нужно в "настройках печати" выбрать нужный принтер и убрать галочку с "печать в файл".
Принтер вместо печати сохраняет файл pdf, prn или xps ️ Что делать?
Печать в файл — это сохранение информации в какой-то формат (pdf, xps или prn) для дальнейшей распечатки в другом месте. То есть происходит имитация печати на принтере. Как правило, в Windows этот режим установлен по умолчанию и является причиной многих вопросов пользователей.
Принтер по умолчанию
Если принтер вместо печати сохраняет файл в PDF, то нужно зайти в Панель управления \ Оборудование и звук \ Устройства и принтеры. Находим свою модель и нажимаем на нее правой кнопкой мыши и выбираем пункт «Использовать по умолчанию».
Если вашего принтера нет в списке устройств, значит нужно искать проблемы в подключении к компьютеру.
Другой способ отключения печати в файл
Открываем текстовый файл, который хотим печатать и нажимаем клавиши Ctr + P. Появляется всплывающее окно, в котором будет стоять Microsoft print to pdf. В этом списке выбираем свою модель принтера и нажимаем кнопку «Печать». После этого принтер должен распечатать выбранный вами файл.
Сменить порт
Если оба способа не помогли, то ищем причину неисправности в смене порта, который присваивается при установке. Заходим в Панель управления \ Оборудование и звук \ Устройства. Нажимаем на свой принтер правой кнопкой мыши и выбираем в контекстном меню «свойства принтера».
Проверяем снятие галочки в пункте file. Если она присутствует, то нужно ее убрать.
Если аппарат локальный, то отметьте порт USB001, а если сетевой, то соответствующий ему port. Все. Причина печати в файл пдф отключена.
Принтер вместо печати сохраняет файл prn / xps
Если вместо печати документа принтер сохраняет файл в другой формат, например, prn или xps, то следуем инструкции приведенной выше. Принципиальной разницы нет. В настройках нужно установить принтер по умолчанию.
Видеоинструкция
Чем полезна печать в файл?
Зачем вообще нужна печать в файл?
Это очень удобно, если у вас нет своего принтера. Представьте себе, что вы пришли фотоателье или к другу с принтером. Печатаете документ, но на бумаге он выглядит не так как в электронном файле. В результате вам приходится искать компьютер, чтобы его отредактировать.
Печать в файл избавляет вас от этого геморроя, так как создаст PDF, который будет выглядеть, как настоящая распечатка на принтере. Открыв полученный файл можно посмотреть готовый вариант и уже с ним идти в фотоателье. Так вы сэкономите свое драгоценное время.
Как распечатать (сохранить) в PDF формат файл
Быстро конвертируйте что угодно в PDF на Windows, Mac, iOS и Linux
Windows 10
Печать в PDF в Windows 10 с помощью MS Word
- Откройте «Меню продвинутого пользователя» с помощью сочетания клавиш Win + X.
- Выберите «Параметры» > «Устройства» > «Принтеры и сканеры» > «Добавить принтер или сканер».
Google Chrome
- Нажмите Ctrl + P или войдите в меню (три горизонтально расположенных точки) и выберите «Печать».
- Выберите Изменить… в разделе Принтер.
- Выберите Сохранить как PDF из этого списка.
- Нажмите Сохранить, чтобы назвать PDF-файл и выбрать, где его сохранить.
Safari на macOS
Существует два способа печати в PDF из Safari: через Файл > Экспорт в PDF или через обычную функцию печати: 
- Перейдите в Файл > Печать или используйте сочетание клавиш Command + P.
- Выберите раскрывающееся меню в раскрывающемся меню PDF в левой нижней части диалогового окна печати и выберите «Сохранить как PDF». Здесь также доступны другие варианты, такие как добавление PDF в Apple Books, отправка по электронной почте PDF, сохранение его на iCloud Drive или отправка через приложение «Сообщения».
- Назовите PDF и сохраните его где угодно.
iOS (iPhone, iPad или iPod touch)
Linux
Печать в PDF в Ubuntu.
Google Документы
Если нужно изменить сохраненный документ PDF, внесите изменения в исходный файл выпуск 2007 системы Microsoft Office и заново сохраните его в формате PDF.
Есть задача:
Нужно сохранить (печатать) несколько сотен файлов таблиц типа XLSX в PDF. Каждый в отдельный файл. При этом, брать за название файла номер из каждого табличного файла. И каждое название представляет собой ######/## (в середине есть косая черта). Есть такие программы?